По данным Gartner, за последние 2 года сотрудничество с поставщиками стало приоритетным для 88% руководителей отдела закупок. Выстроенные без проволочек процессы позволяют бизнесу снижать расходы на обслуживание и закупки, улучшать отношения с контрагентами и сотрудничать на взаимовыгодных условиях. Рассказываем, как в этом помогают SRM-решения и какие на российском рынке существуют варианты ИТ-решений.
Содержание
Что такое SRM-система и для чего она нужна компаниям
SRM-система (Supplier Relationship Management System) — веб-портал, который позволяет управлять закупками, взаимоотношениями с контрагентами, а также автоматизирует эти процессы.
Иногда понятие SRM путают с СRM, однако это по своей сути разные программы. CRM-системы предназначены для улучшения пользовательского опыта, формирования индивидуальных предложений и контроля продаж. Им пользуются службы поддержки, менеджеры по продажам и маркетинговые команды — все те сотрудники, которые напрямую общаются с клиентами или влияют на их решения о покупках. Используют CRM-системы в различных нишах — EdTech, E-commerce, B2B-услуги, гостиничный бизнес, розничная торговля, медицина, строительство.
Например, горнолыжный курорт «Роза Хутор» внедрил CRM-систему для оптимизации работы с обращениями гостей и контроля возврата и учета наличных. А интернет-магазин дизайнерской мебели Barcelona Design с помощью платформы AmoCRM оптимизировал воронки продаж, что позволило менеджерам сократить время на выполнение рутинных задач.
SRM же ориентировано на управление взаимоотношениями с партнерами, b2b-компаниями, оптимизацию поставок и снижение затрат. Его используют отделы закупок и специалисты по подбору поставщиков. Рассмотрим подробнее роль SRM-систем.
Не так давно клиент мог ждать доставку своего заказа днями или даже неделями. Бизнес знал своих конкурентов, а рыночные тенденции были понятными, устойчивыми и менялись постепенно. Сегодняшняя картина e-commerce-торговли выглядит иначе.
Современные потребители совершают покупки в режиме реального времени, выбирая товары в большом цифровом каталоге. Тенденции в продуктах и даже в отраслях утверждаются в течение недель, а то и дней. Пандемия, природные катаклизмы, растущее влияние соцсетей и лидеров мнений изменили цепочку поставок до неузнаваемости.
Эффективная работа с поставщиками на данном этапе цифровой торговли не менее важна, чем взращивание лояльной аудитории. А скорость исполнения заказа равноценна качеству продукта или услуги. Поэтому важно найти программное решение, которое поможет выстраивать процесс закупок эффективно.
SRM-система — связующее звено между вендором и его поставщиками. Источник: techtarget.com
Само понятие управления взаимоотношениями с поставщиками ввел консультант McKinsey Питер Кралич еще в 1983 году. Он призвал корпоративных заказчиков к проактивному подходу в организации закупок. В основе этой концепции — понимание, как товарные группы влияют на риски и рентабельность. А также разработка и внедрение стратегии взаимодействия с поставщиками, которая снизит финансовые потери и повысит рентабельность.
Когда взаимодействие налажено и понятно для обеих сторон, отношения превращаются во взаимовыгодное партнерство. Например, автоконцерн Toyota использует такие практики: если поставщик предлагает метод, позволяющий снизить затраты на закупку без ущерба для качества, Toyota гарантирует, что часть сэкономленных средств будет возвращена контрагенту в качестве поощрения. Иногда Toyota делится технологическими наработками со своими поставщиками, что позволяет им совместно наращивать свои возможности.
С SRM-системой закупки товаров становятся прозрачными, так как можно поэтапно проследить каждую, сам процесс проходит рационально и без лишней суеты, снижаются затраты. Например, b2b-покупатель может договориться о скидках за объем продаж, более выгодных условиях оплаты или доступе к услугам премиум-класса со скидкой.
Но самое главное — SRM-система позволяет создать и поддерживать долгосрочную стратегию взаимодействия с поставщиками. Такой подход помогает компаниям не только конкурировать, но и преуспевать в быстро меняющемся мире торговли.
Ключевые компоненты SRM-системы
Программное решение может включать различные модули, но его основу составляют эти 6 функций:
Обработка информации. Этот компонент позволяет организациям хранить все необходимые данные о поставщиках в центральном хранилище платформы — контактную информацию, сертификаты, контракты и другие важные документы.
Сегментация. Позволяет определить, какие поставщики наиболее важны для компании. Критерии для сегментации могут быть разными — тип закупаемого товара, количество, местоположение, цены. Также для сегментации используют матрицу Кралича, где товары разделяют по 4 категориям и оценивают, исходя из соотношения риск-прибыль.
Базовые товары — самый привлекательный квадрант, так как здесь риски закупки снижены, а потенциальная прибыль высокая. С поставщиками таких товаров можно вести переговоры о снижении цен, а также выбирать наилучшие варианты среди контрагентов. Стратегические товары сопряжены как с высоким риском сбыта, так и с высокой прибылью. Они есть у ограниченного количества компаний, но без этих закупок не обойтись. Дефицитные товары — высокорискованный сегмент с низким влиянием на прибыль. Их также можно приобрести всего у нескольких поставщиков. У некритических товаров низкий риск, но и прибыль невысокая. Чаще всего это рутинные закупки из категории дополнительных расходов. Источник: planergy.com
Управление эффективностью поставщиков. Этот компонент предоставляет организациям инструменты для отслеживания, измерения и оценки таких показателей, как своевременность поставок, качество и рентабельность. Он помогает бизнесу выявлять области, требующие улучшения.
Мониторинг рисков. Позволяет организации оценивать надежность контрагентов. Сюда входят финансовые, операционные и репутационные риски, а также риски, связанные с конкретными отраслями или геолокациями. Чем больше бизнес, тем важнее для него этот компонент. Например, транснациональный лидер по продаже потребительских товаров Procter & Gamble использует инструменты, которые дают ранние сигналы об изменениях в динамике деловых отношений и заранее выявляют высокорискованные цепочки поставок.
Взаимодействие с поставщиками. Этот компонент дает организациям возможность обмениваться информацией, документами и обновлениями, а также сотрудничать в реализации проектов и инициатив. Так, Kellogg’s оптимизировали свою SRM-систему на основе межфункциональной обратной связи, внешнего бенчмаркинга и участия заинтересованных сторон в создании, планировании и регулировании обновленной платформы.
Управление контрактами. Этот модуль предоставляет инструменты для создания, согласования и отслеживания закупочных контрактов.
Помимо базового набора функций, можно выделить еще несколько важных и полезных характеристик, которыми должно обладать SRM-решение:
Простота использования. Программное обеспечение должно быть удобным для пользователя, позволяя ему быстро и эффективно получать доступ к данным и управлять ими.
Настраиваемость. Система должна быть гибкой и легко подстраиваться под уникальные потребности и запросы каждой организации.
Масштабируемость и возможность интеграции. SRM должна адаптироваться к росту компании и изменениям в базе поставщиков. А также — интегрироваться с существующими системами планирования закупок предприятия. Именно так можно обеспечить бесперебойный поток данных на платформе и слаженное взаимодействие между системами.
Некоторые системы, с которыми интегрируется SRM: CRM, системы управления складом, перевозками и цепочками поставок. Источник: techtarget.com
Отчетность и аналитика. Разработка должна включать модуль отчетности и аналитики, предоставляя организациям ценную информацию о работе поставщиков и менеджменте рисков.
Как спланировать и внедрить SRM-систему
Выявите потребности бизнеса
Важно провести тщательный анализ существующих процессов управления поставщиками, найти проблемные моменты, прописать желаемые результаты и определить показатели эффективности, необходимые для оценки работы контрагента.
Например, организация хочет увеличить выручку за счет сокращения закупочных расходов, однако сегментация пока происходит интуитивно. Или же бизнес вырос настолько, что отдел закупок вручную не справляется с объемом работ — нужна автоматизация.
На этом этапе лучше всего взаимодействовать с представителями различных департаментов — финансовым и операционными отделами, а также с сотрудниками отдела закупок. Каждый сможет поделиться рабочими наблюдениями и идеями по улучшению процессов.
Определите бюджет и дедлайны
После выявления нужд важно рассчитать реалистичный бюджет и определить сроки релиза программного решения. Эти факторы будут зависеть от сложности ПО, количества пользователей и интеграций с существующими системами. Простые облачные решения получится внедрить за 1−2 месяца, а более сложная, кастомизированная разработка длится около полугода.
Сотрудничество между ИТ-отделом и отделом закупок имеет решающее значение на данном этапе — вне зависимости от того, разрабатывает ли бизнес SRM-систему силами собственных ИТ-специалистов или с помощью подрядчика. Команды этих отделов предоставляют ценную информацию о перспективах разработки и финансовых возможностях проекта.
Несмотря на то, что изначально затраты на внедрение SRM-системы могут быть значительными, в долгосрочной перспективе улучшенный менеджмент взаимодействий с поставщиками приводит к экономии средств.
Выберите подходящую технологию
Технологический стек — это комбинация языков программирования, фреймворков и инструментов, которые используются для разработки программного приложения. На этом этапе выбирают язык программирования и систему управления базами данных (СУБД). Например, для создания SRM-системы доступно несколько языков программирования. Решение зависит от таких факторов, как масштабируемость, производительность и опыт ИТ-команды.
Java. Универсальный и широко распространенный язык, известный своей масштабируемостью и надежностью. Он предлагает обширную экосистему библиотек и фреймворков, которые могут ускорить разработку. Лидирует в создании корпоративных и мобильных приложений, а также платформ для e-commerce-проектов.
Python. Гибкий и удобочитаемый с точки зрения кода. Его часто выбирают за простоту и производительность и используют для быстрой разработки десктоп и мобильных приложений, игр, машинного обучения и для работы с базами данных.
C#. Мощный язык для создания приложений корпоративного уровня на базе Microsoft stack. Он обеспечивает тесную интеграцию с Windows.NET framework и предлагает отличную поддержку систем на базе Windows.
Выберите СУБД
СУБД отвечает за эффективное хранение, организацию и извлечение данных. Вот некоторые популярные варианты СУБД, на которых можно обратить внимание:
MySQL. Система управления реляционными базами данных с открытым исходным кодом, известная своей производительностью и масштабируемостью. Она используется в веб-приложениях и предлагает отличную поддержку для обработки структурированных данных.
Oracle. Надежная и многофункциональная СУБД для приложений корпоративного уровня. Она обеспечивает расширенные возможности, такие как высокая доступность, безопасность и масштабируемость, что делает его подходящим для масштабных систем.
MongoDB. Гибкая и масштабируемая база данных NoSQL, которая подходит для обработки больших массивов данных, в том числе неструктурированных.
Продумайте пользовательский интерфейс
Логичный интерфейс играет решающую роль для формирования позитивного пользовательского опыта. У него должна быть четкая структура — чем проще, тем лучше. Проводя юзабилити-тестирование и собирая отзывы, можно глубже понять предпочтения пользователей и их болевые точки.
Включите основные функции
Управление профилями поставщиков. Позволяет вести обширную базу данных, включая контактную информацию, сертификаты и историю сотрудничества. Вендор получает доступ к сведениям о контрагентах и обновляет их, обеспечивая точность и актуальность информации.
Управление заказами на поставку. Еще одна важная функция, с помощью которой автоматизируют закупки, сокращая количество ошибок, допущенных вручную, и обеспечивают своевременную доставку товаров и услуг.
Обработка эффективности поставщика. Оценка происходит на основе заранее определенных показателей, таких как сроки поставки, качество и оперативность реагирования. Эта функция помогает выявлять партнеров с наилучшими показателями и принимать обоснованные решения при выборе или продлении контрактов.
Мониторинг контрактов. Упрощает создание, проверку и наблюдение за контрактами поставщика. Все эти документы хранятся в удобном централизованном хранилище. С помощью функции отслеживают сроки и условия контракта, что помогает соблюдать требования и минимизировать юридические риски.
Управление счетами-фактурами. Этот модуль важен для эффективности финансовых операций. Он позволяет автоматизировать проверку счетов-фактур, осуществлять своевременные платежи, а также сокращает трудозатраты и снижает риск ошибок.
Проведите тестирование
Этот этап нужен для того, чтобы убедиться в стабильности разработки. Комплексное тестирование должно охватывать различные аспекты программного обеспечения, включая:
-
Проверку отдельных компонентов SRM-системы
-
Интеграционное тестирование для бесперебойной работы всех систем
-
Тестирование производительности для оценки времени отклика и масштабируемости программного обеспечения
-
Тестирование безопасности для выявления потенциальных уязвимостей
-
Тестирование пользовательского опыта и функциональности программы
Обучите пользователей
Каждый сотрудник должен разбираться в функциях и рабочих процессах ПО. Практические тренинги, руководства пользователя и онлайн-ресурсы помогут командам быстро адаптироваться к программе.
Помните про измерение эффективности
Отслеживание успеха SRM-системы важно для оценки его влияния на бизнес. Установите ключевые показатели эффективности (KPI), соответствующие целям компании, и регулярно отслеживайте их. Это могут быть: оценка эффективности поставщиков, своевременность поставок, снижение затрат на закупку товаров.
Обзор российского рынка SRM-систем
ГК «Корус Консалтинг»
Российская ИТ-компания с широким спектром услуг — консалтинг, оптимизация и автоматизация процессов, создание и внедрение ИТ-инфраструктуры, а также ИТ-аутсорсинг. Среди ее клиентов — Азбука Вкуса, Nokian Tyres, Газпром нефть, Askona, Петрович и другие.
Преимущества SRM-системы от ГК «Корус Консалтинг»
-
Закупки можно контролировать 24/7 в режиме реального времени
-
Трудозатраты и ошибки человеческого фактора сокращаются благодаря автоматизации процесса закупок
-
Единая база поставщиков позволяет работать с самыми надежными
-
Централизация процесса закупок и здоровая конкуренция позволяет снизить стоимость закупок
Понятная система фильтрации SRM-системы ГК «Корус Консалтинг» позволяет эффективно совершать поиск по каталогам
В технический стек SRM-решения компании входит личные кабинеты контрагента и сотрудника, автоматизированная база поставщиков, анкета для квалификации потенциального партнера, модуль управления ассортиментом — его можно интегрировать с каталогом ЦРПТ товаров, которые подлежат обязательной маркировке.
Isource Processor
Российское цифровое ПО для управления полным циклом закупок. Продукт применяют в таких сферах, как машиностроение, строительство, металлургия, ТЭК, нефтепереработка и добыча полезных ископаемых.
Источник: isource.ru
Функции Isource Processor
-
Планирование потребности и формирование годового плана закупок
-
Выбор поставщиков и подрядчиков
-
Согласование документов и подпись в электронном формате
-
Кастомизация продукта под нужды заказчика
-
Интеграция с ИТ-архитектурой клиента: ERP, SCM и т.д.
-
Наглядная аналитика в виде дашбордов
-
Доступ к программе с любого устройства — компьютера, смартфона или планшета
NAUMEN SRM
Результаты NAUMEN SRM в цифрах. Источник: naumensrm.ru
Программное решение состоит из двух приложений: NAUMEN GPMS и NAUMEN ЭТП. Первое предназначено для автоматизации работы сотрудников компании, а второе представляет собой платформу для внешних пользователей.
Доступные функции
-
Сегментация и анализы баз поставщиков
-
Оценка качества услуг контрагента
-
Интеграция партнера во внутренние процессы компании
-
Формирование необходимой документации
-
Система отчетности закупок с понятной визуализацией
-
Интеграция с существующими в компании системами
ELMA356 Закупки
Low-code-платформа для автоматизации внутренних бизнес-процессов и CRM. Компания славится своим подходом к настройке процессов — все происходит за счет понятных схем, которые не требуют знаний в области программирования.
Возможности SRM- системы ELMA356 Закупки
-
Контроль процесса закупок на каждом этапе
-
Автоматический документооборот
-
Простая интеграция с различными сервисами и электронными торговыми площадками
-
Быстрая и удобная проверка поставщиков расчетами рисков взаимодействия
Интерфейс ELMA356 Закупки. Источник: elma365.com
Норбит
Компания уже более 20 лет разрабатывает и внедряет торгово-закупочные системы для госкорпораций и коммерции.
Госсектору Норбит предлагает платформу Эффективные закупки — она позволяет работать по 44-ФЗ (Федеральный закон «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд») и 223-ФЗ (Федеральный закон «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц»). ПО в данном случае настраивается под Положение о закупках, интегрируется с ЭТП и сайтом ЕИС.
А для частного сектора у компании есть решение Норбит SRM. Оно представляет собой гибкую low-code платформу, которая позволяет создать ПО под уникальные нужды бизнеса и настраивать сценарии, не привлекая программистов.
Источник: products.norbit.ru
Функции Норбит SRM
-
Автоматизированный и прозрачный процесс закупок — как для вендора, так и контрагента
-
Управление документооборотом, каталогами и договорами
-
Интеграция с ERP-системами, BI-инструментами, сервисами проверки контрагентов и мессенджерами
-
Электронный документооборот, который повышает скорость рабочих процессов в отделе закупок
ITender SRM
Российская платформа для электронной торговли, входящая в реестр Минцифры. У системы модульная структура, поэтому клиент может выбрать только нужные ему компоненты. По словам ITender, их решение позволяет сэкономить до 20% закупочного бюджета, автоматизировать процессы поставок, а также закупать товар по сниженным ценам.
Модуль Планирование закупок в ITender SRM. Источник: itender-online.ru
Функции системы
-
Анализ потребностей, создание графика закупок и коммуникация с поставщиком
-
Аттестация контрагентов, которая позволяет выбрать надежных и готовых предоставить особые условия сотрудничества
-
Функция Рейтинг — хранилище информации о деятельности контрагента и истории взаимодействия с ним
-
Собственная ЭТП от ITender для проведения аукционов, конкурсов и других закупочных мероприятий
-
Автоматизированный контроль исполнения договоров
-
Удобный мониторинг взаиморасчетов хранится в обезличенном виде и не доступен для третьих лиц.
***
«КОРУС Консалтинг» может выполнить e-commerce-проект любой сложности. Если у вас остались вопросы или требуются партнеры в разработке e-commerce-проекта для бизнеса — оставьте заявку в форме ниже или напишите на адрес omni@korusconsulting.ru. Мы с вами свяжемся.
