Как размещать, откликаться, какие существуют риски и как их минимизировать — рассказываем в статье.

Что такое малые закупки

Малый объем — это закупки товаров, работ или услуг на небольшие суммы. Одно из главных преимуществ — ускоренная конкурсная процедура. В зависимости от законодательства и внутренней политики компании, такие закупки могут регулироваться разными нормами. Но их ключевая особенность — упрощенная система проведения, которая закреплена 223-ФЗ и 44-ФЗ. Малая закупка становится все популярнее среди компаний. По данным СКБ «Контур» только в 2023 году их сумма выросла в три раза по сравнению с предыдущим годом. 

В 2020 году объем малых закупок по данным СКБ «Контур» составил 51 млрд рублей, а в 2023 — уже 427 млрд рублей

Основные нюансы:

• Ограничение по сумме: согласно 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», к малым объемам относятся сделки до 600 тыс рублей, а если проводить их на электронной площадке, то стоимость ограничена 5 млн рублей. По 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» сумма может варьироваться от 100 тыс до 500 тыс рублей в зависимости от годовой выручки заказчика. Подробнее о правовом регулировании расскажем в следующих блоках.
  

• Упрощенный процесс: чаще всего проводятся без длительных конкурсных процедур — путем закупки у единственного поставщика.
  

• Простые требования к документации: зачастую достаточно договора и минимального набора отчетности.

• Быстрота заключения контракта: позволяют оперативно приобретать необходимые товары и услуги без длительных согласований и протоколов.

• Гибкость: заказчики могут выбирать поставщиков по удобным критериям и качеству товаров, а не только по цене. Но чаще всего именно она играет решающую роль.

Для примерного понимания терминологии, условно поделим закупки на классы: по типу организации, стоимости и назначению. Исходя из того, к какой категории в каждом типе относится сделка, можно сделать вывод, какими нормами руководствоваться при подаче заявки. Важно: законодательство иногда меняется, поэтому необходимо отслеживать его на текущий момент.

Пример типологии 

В интернете также встречается понятие малоценных закупок, однако этот термин законодательно не закреплен. В нашей статье под малоценными закупками предлагаем понимать приобретение товаров или услуг, стоимость которых невелика.

При этом малые и малоценные закупки — это не одно и то же. Малые ориентированы на общую сумму сделки и регулируются законодательством, тогда как малоценные завязаны на стоимости товара (до 500 тыс руб) и регламентируются внутренними процедурами организации. То есть, сделка на сумму от 500 тыс рублей может быть малой, но не малоценной (если закупается дорогое оборудование). И наоборот, малоценная закупка может быть крупной по сумме (например, закупка 10 000 дешевых предметов).

Закупки для собственных нужд компании, не требующие участия в тендерах и конкурсных процедурах, тоже могут отнимать у бизнеса достаточно много ресурсов. Даже несмотря на то, что их проведение не так строго регламентировано законом. Например, если нужно купить канцелярию для всех отделов, то необходимо собрать данные по количеству, сравнить цены, найти надежного, быстрого и оптимального по стоимости поставщика, оформить документы и иногда поработать с рекламациями. 

Есть платформы, которые автоматизируют процессы и упрощают работу с такими закупками. Например, портал поставщика на базе «Бустрейд». Решение помогает автоматизировать рабочие задачи, отнимающие до нескольких часов закупщика в день, за счет единого онлайн-интерфейса. Участники могут планировать и оформлять некоммерческие закупки, рассылать потребности поставщикам, обмениваться документами, отрабатывать претензии. Такие ИТ-решения позволяют снизить издержки из-за человеческого фактора в ручных процессах на 10%.

Особенности малых закупок

Малые закупки — это оптимальный способ для бизнеса и государственных организаций проводить сделки без бюрократии. Здесь нет сложных документальных процедур, а для организации процесса не нужен большой штат. Компании могут попробовать работать с разными контрагентами, минимизируя риски небольшими суммами контрактов.

Рассмотрим ситуацию, когда организации требуется приобрести офисную мебель: столы, стулья и шкафы для нового отдела. Есть три способа провести сделку: подробно описать заявку и разместить запрос в единой информационной системе (ЕИС), который автоматически продублируется на торговой площадке. Например, в ЕАТ «Березка», если там зарегистрирована компания. Поставщики будут присылать коммерческие предложения, а заказчик выбирать из этих вариантов. 

Второй способ — «закупки с полки». Это как маркетплейс, только для корпораций. На федеральных электронных торговых площадках вроде «Росэлторг» и «Заказ.рф» уже размещены предложения от поставщиков. Заказчику необходимо разместить запрос, а исполнителю на него откликнуться в упрощенной форме, предложив товар из реестра.

Третий способ — разместить техническое задание на собственной электронной площадке или запросить счет по электронной почте.

Как происходит правовое регулирование

Малые закупки в России регулируются законодательством о государственных и корпоративных закупках. Они имеют четкие лимиты по суммам, распространяются на определенные категории товаров и услуг, а также различаются в регулировании в зависимости от того, проводится ли сделка в рамках 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» или 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц». 

Лимиты сумм разнятся в зависимости от того, в рамках какого Федерального закона будет проводиться закупка. По 44-ФЗ (для государственных и муниципальных заказчиков): 

• До 600 тыс рублей: заказчик вправе заключить контракт напрямую без проведения тендера (п. 4 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ). Годовой объем не должен превышать 2 млн рублей или 10% совокупного годового объема закупок заказчика и не должен составлять более чем 50 млн рублей.
  

• До 5 млн рублей с использованием электронной площадки. Годовой объем, осуществляемых в таком порядке, не должен превышать 100 млн рублей (ч. 12 ст. 93 44-ФЗ)

Согласно п. 1 ч. 15 ст. 4 223-ФЗ, заказчик вправе не размещать в ЕИС информацию о закупке товаров, работ, услуг: 

• Стоимость которых не превышает 100 тыс рублей (если годовая выручка за отчетный финансовый год составляет менее 5 млрд рублей).
  

• Стоимость которых не превышает 500 тыс рублей (если годовая выручка за отчетный финансовый год составляет более 5 млрд рублей)

Какие товары и услуги можно приобретать в рамках малых закупок

Законом не устанавливается четкий перечень, однако чаще всего малые закупки проводятся для приобретения:

• канцелярских и офисных товаров;

• хозяйственных товаров и оборудования;

• услуг по ремонту, обслуживанию техники и помещений;

• консультационных и образовательных услуг;

• лекарств и медизделий для учреждений здравоохранения.

Кто вправе проводить малые закупки

Государственные и муниципальные заказчики имеют право покупать товары и услуги только по 44-ФЗ. Это федеральные, региональные и муниципальные органы власти, бюджетные учреждения (школы, больницы, вузы, музеи). Этим же федеральным законом регулируются «закупки с полки» для всех организаций, а также электронные закупки через ЕИС и торговые площадки. Что такое «закупки с полки», расскажем ниже. 

По 223-ФЗ сделки могут совершать государственные корпорации (РЖД, «Газпром», «Роснефть»), компании с государственным участием, общества с ограниченной ответственностью, индивидуальные предприниматели и даже самозанятые. 

Подрядчиками могут быть юридические лица, ИП и самозанятые с возможностью заключения договоров. Все они должны иметь соответствующие лицензии, если это необходимо для закупаемых товаров или услуг.

По данным «Контура», чаще всего госзакупки проводятся в строительстве, фармкомпаниях и энергетике.

Источник: Контур.Закупки

Преимущества и недостатки малых закупок

Бизнесу выгодно использовать малые объемы, потому что это удобный инструмент для приобретения товаров и услуг. Кроме того, компаниям проще выходить на электронные площадки в качестве поставщика, чем откликаться и готовить документы для тендеров. Другие преимущества:

• Простота: не требуют сложных конкурсных процедур. Достаточно сравнить предложения нескольких поставщиков или обратиться к проверенному контрагенту. При этом можно даже не использовать ЕИС.

• Упрощенные требования: для оформления контракта зачастую достаточно договора и счета, нет необходимости готовить развернутую конкурсную документацию.

• Скорость заключения сделки: полный цикл можно провести за несколько дней, а на сами торги уйдет от пары часов до нескольких дней.

• Минимальные бюрократические барьеры: внутренние согласования проходят быстрее, так как не требуется проводить тендерные комиссии или утверждать закупку на государственном уровне.
  

• Низкое обеспечение сделки: чаще всего его не требуется, но иногда торговые площадки обязывают внести от 5%.

К недостаткам можно отнести ограниченную конкуренцию и риск коррупции, так как заказчик может выбрать поставщика на свое усмотрение без объективных причин. 

У закупок малого объема нет определенного свода правил, несмотря на то, что необходимо руководствоваться одним из двух федеральных законов. Большую роль играют внутренние документы организации. Поэтому это именно та область, где важна автоматизация и цифровизация. Она поможет правильно создавать, анализировать и безошибочно участвовать в закупках.

Малые закупки часто помогают экономить и находить лучших поставщиков. Вот как иногда бывает: предприятию по производству строительных материалов необходимо купить комплектующие для линии деревообработки. Общая сумма составила 450 000 рублей, что позволяло провести упрощенную процедуру. Но этого не было сделано. Компания напрямую обратилась к местному подрядчику. Из-за срочности сделки не был проведен анализ рынка и не получены коммерческие предложения от других компаний. Впоследствии выяснилось, что аналогичные комплектующие можно было закупить на 10% дешевле.

Отличие малых закупок от тендеров

По упрощенной процедуре заказчик может самостоятельно выбрать поставщика, запросить коммерческое предложение и заключить договор. Необязательно проводить их на ЕИС. Для проведения тендера публикуется официальное объявление, поставщики подают заявки, проходят конкурсный отбор, после чего с победителем подписывается контракт.

Как участвовать

Заказчикам необходимо создать внутренний документ, который будет основанием для закупки или запросить расчет стоимости напрямую у поставщика. Если принято решение участвовать в электронных закупках, то нужно зарегистрироваться в ЕИС, и уже через площадку подавать заявку. На нее и будут откликаться поставщики. Из них нужно выбрать победителя и составить протокол, затем обе стороны должны подписать контракт, а заказчик — передать его в «Реестр контрактов». Это наиболее распространенная схема электронных закупок.

По 44-ФЗ заказчик часто выбирает поставщика самостоятельно. А по 223-ФЗ могут применяться конкурентные процедуры: запрос котировок, предложений или аукцион.

Для участия поставщикам нужно отслеживать заказы на специализированных площадках. ЕИС — основной портал, где публикуются сделки по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Здесь размещаются извещения, если заказчик не проводит их напрямую.

Самая большая площадка — «Единый агрегатор торговли». Крупные компании и корпорации могут также размещать малые закупки на таких площадках, как «Сбербанк-АСТ», «ТЭК-Торг», «РТС-тендер» и др. Для участия поставщику необходимо пройти регистрацию и аккредитацию на каждой площадке.

Риски в малых закупках

Малые закупки привлекательны своей простотой и скоростью, но они также несут определенные риски как для заказчиков, так и для поставщиков. Нарушения сроков, ошибки в документах или низкое качество продукции могут привести к финансовым и репутационным потерям. Разберем основные риски и способы их минимизации.

Для заказчиков это, в первую очередь, некачественный товар. Из-за упрощенных процедур контроля поставщик может предоставить продукцию, не соответствующую требованиям. 

В некоторых случаях заказчики сталкиваются с откровенным браком. Могут быть нарушены сроки поставок или возникнут сложности с логистикой. Из-за ограниченной конкуренции поставщики иногда предлагают более высокие цены по сравнению с аналогичными тендерами.

Некорректное оформление договоров, отсутствие обязательных сертификатов или нарушение правил закупки может привести к штрафам и проблемам при проверках.

Как снизить риски заказчику:

• Выбирать проверенных поставщиков с хорошей репутацией.

• Закладывать в договор штрафные санкции за просрочку и нарушение условий.

• Прописывать четкие технические требования контроля качества.

• Использовать конкурентные процедуры, даже если закон к этому не обязывает.

Поставщик рискует тем, что заказчик иногда меняет условия после заключения договора или требует дополнительные услуги без оплаты. А нарушение контракта (например, срыв сроков) может привести исполнителя к штрафам, неустойкам или даже внесению в реестр недобросовестных поставщиков.

Короткие сроки подачи заявки и заключения договора не всегда позволяют тщательно подготовиться и оценить все риски. Кроме того, ошибки в оформлении заявки или контрактной документации могут стать причиной отказа в заключении договора или задержки оплаты. Да и вообще, заявку просто могут отклонить без объяснения причин и несмотря на конкурентное преимущество.

Как снизить риски поставщику:

• Внимательно изучать условия закупки и договор перед подписанием.

• Запрашивать разъяснения по спорным моментам.

• Контролировать выполнение своих обязательств и фиксировать все взаимодействия с заказчиком.

• Проверять заказчика в ФНС, ЕИС и ФССП.

Заключение

Малые закупки — это удобный и быстрый способ приобретения товаров и услуг для бизнеса и государственных организаций. Они позволяют снизить бюрократическую нагрузку и ускорить процесс заключения контрактов. Однако при всех преимуществах важно учитывать возможные риски: ограниченную конкуренцию, вероятность ошибок в документации. А для поставщиков — это дополнительная возможность привлечения клиентов. 

***

«КОРУС Консалтинг» может выполнить e-commerce-проект любой сложности. Если у вас остались вопросы или требуются партнеры в разработке e-commerce-проекта для бизнеса — оставьте заявку в форме ниже или напишите на адрес omni@korusconsulting.ru. Мы с вами свяжемся.