Системы автоматизации закупок: как сократить объем ручных процессов на 60%

Оформление простых поставок часто занимает от нескольких недель до месяца, при этом менеджеры загружены рутиной. По данным Procurify, время цикла размещения закупки занимает около 48 часов. Автоматизация может освободить до 11 часов, сократить ошибки и сэкономить деньги — рассказываем как.

По данным TAdviser, компании тратят на проведение закупок до 65% от всей выручки. В последние годы управлять ими становится сложнее: экономика нестабильна, а бюджеты снижаются. Параллельно с этим закупочные подразделения перегружены: менеджеры тратят часы на переписку с поставщиками, ручное сравнение коммерческих предложений и сведение данных из разных систем. Все это повышает риск ошибок, срыв сроков и перерасход бюджета.

По данным исследования Levvel Research, почти 40% компаний по всему миру уже используют системы для автоматизации закупок. На базовом уровне они помогают создавать и согласовывать заказы, контролировать затраты и собирать данные о поставщиках. Более зрелые решения позволяют строить прогнозы, управлять рисками и глубже анализировать рынок. Все это говорит о том, что автоматизация закупок становится не просто трендом, а стратегическим инструментом устойчивого бизнеса.

Основная проблема в том, что закупки — это сложный многоэтапный процесс, в который вовлечены разные отделы: снабжение, бухгалтерия, логистика, технический контроль. Они часто завязаны на ручном вводе данных, Excel-таблицах и бесконечных переписках. Одна закупка бытовых недорогих товаров может согласовываться несколько недель. В таких условиях даже самая компетентная команда иногда допускает ошибки, тратит лишнее или упускает лучшее предложение.

Автоматизация закупок делает процесс проще, снимает лишнюю нагрузку с сотрудников и сводит к минимуму человеческий фактор. Компании получают контроль, прозрачность, управляют временем и бюджетами — без ущерба для гибкости в плане выбора поставщиков и цен.

Что такое система автоматизации закупок и поставок

Автоматизировать закупочный процесс помогают цифровые решения. Они ускоряют управление: от формирования потребности и создания тендера до подписания договора и анализа эффективности поставщиков. Их главная задача — избавить людей от рутинной ручной работы и сократить затраты.

Современные системы представляют собой платформы, где объединены все участники процесса: инициаторы, ответственные за каждый отдел, который нуждается в товарах, согласующие, поставщики. Все действия фиксируются в системе, а документы и сообщения централизованы. Закупка становится контролируемой, у нее понятны сроки и дедлайны для каждого уровня, процесс легко отслеживать и анализировать.

Какие ключевые функции должны быть в системах автоматизации

• Формирование заявок на закупку — сотрудники компании подают заявки на нужные материалы или услуги.

• Согласование и маршрутизация — заявки автоматически передаются ответственным лицам по заданному сценарию.

• Работа с тендерами, запросами котировок и коммерческими предложениями — система рассылает запросы поставщикам и собирает данные.

• Сравнение и выбор лучших условий — алгоритмы помогают быстро выявить выгодные предложения.

• Интеграция с бухгалтерией и ERP — данные автоматически передаются в 1С, SAP и другие системы.

• Аналитика — можно отслеживать динамику цен, активность поставщиков, проблемы и штрафы.

• Коммуникации — вся переписка по закупке ведется внутри платформы, без писем и мессенджеров.

Зачем и кому нужна система автоматизации закупок

Автоматизация — это стратегический инструмент, который помогает бизнесу справиться с нестабильными ценами, ростом издержек и нехваткой квалифицированных кадров. Accenture приводят статистику, что производительность труда может возрасти на 20%. Компании, которые автоматизируют закупочные процессы, выигрывают не только в скорости. В том же материале говорится, что затраты на логистику сокращаются на 3–5%, а доход компании возрастает на 1%. 

Какие задачи решает автоматизация

Прежде всего, автоматизация позволяет ускорить закупочный цикл. То, что раньше занимало недели — от формирования заявки до размещения заказа, — теперь можно сделать за несколько дней. Система автоматически собирает потребности, уведомляет ответственных, отправляет запросы поставщикам, а затем агрегирует и сравнивает предложения. Все это без десятков писем, Excel-файлов и ручной сверки.

Автоматизация снижает риски, которые связаны с человеческим фактором. Ошибки в спецификациях, забытые согласования, потери документов — все это останется в прошлом. Электронный документооборот, валидация информации и уведомления — надежный барьер для случайностей.

Также важный эффект — централизация данных. Закупочная история, прайс-листы, информация о поставщиках, условия договоров — все хранится в единой системе и доступно в пару кликов. Процессы становятся прозрачными и контролируются на всех этапах.

В каких процессах чаще всего помогает автоматизация. Источник: TAdviser

Какие преимущества получает компания

По данным Aberdeen Group, бизнес снижает затраты на закупки в среднем на 5–12%, если внедряет автоматизацию. Это достигается благодаря сравнению предложений в едином формате и здоровой конкуренции среди поставщиков.

Также в режиме одного окна быстрее анализировать потребности, прогнозировать расходы и выявлять слабые места в цепочке снабжения. Все это помогает своевременно реагировать на риски — будь то задержка поставок, рост цен или перебои с логистикой. Вот какие процессы помогает упростить автоматизация в компании:

Роль	До автоматизации	После внедрения
Закупщик	Вручную пишет поставщикам и собирает предложения в таблице.	Одной кнопкой информирует о старте закупок и отслеживает отклики в личном кабинете.
Закупщик	Обсуждает условия с поставщиками в разных каналах — почта, мессенджеры, телефон.	Работает в едином окне: вся переписка и документы — в одном интерфейсе.
Поставщик	Не всегда вовремя узнает о закупках, упускает сделки.	Своевременно получает уведомления в личном кабинете, участвует в закупках без опозданий.
Поставщик	Регулярно звонит менеджеру, чтобы узнать итоги закупок.	Автоматически получает уведомления о статусе каждой заявки в системе.
Руководитель отдела закупок	Переживает из-за неэффективной ручной работы, сам помогает сотрудникам в пиковые моменты.	Разгружает команду, повышает эффективность и прозрачность работы отдела.
Руководитель отдела закупок	Вынужден управлять процессом вручную. Часто срываются сроки, высока зависимость от человеческого фактора.	Централизованно планирует закупки с понятными сроками и этапами исполнения.
Генеральный директор	Не может контролировать прозрачность закупок, не видит общей картины.	Получает доступ к прозрачному процессу на каждом этапе: от запроса до выбора поставщика.

Кому точно нужна автоматизация

Есть несколько признаков, которые указывают на то, что компании пора автоматизировать закупочные процессы. Отметьте, какие проблемы встречаются:

• Менеджеры тратят часы на ручную сверку, переписку и сведение данных.

• Процесс согласования заявок и заказов занимает недели и даже месяцы.

• Часто возникают ошибки в спецификациях, сроках, объемах.

• Информация о поставщиках хранится в разных источниках и форматах.

• Нет прозрачности: сложно понять, на что уходят деньги и по каким условиям.

Особенно актуальна система автоматизации в отраслях с большим объемом закупок, сложной логистикой и множеством поставщиков. Например:

• Строительство: десятки позиций, частая смена подрядчиков, необходимость строгого соблюдения сроков.

• Производство: жесткие графики поставок, зависимость от сырья, высокий риск остановки из-за сбоя в закупке.

• Ритейл: регулярные поставки, работа с разными категориями товаров, необходимость оперативно реагировать на спрос.

Во всех этих сферах автоматизация становится не просто удобной фишкой, а необходимостью — инструментом для стабильной и эффективной работы в условиях растущих требований к бизнесу.

Типы решений для автоматизации

Есть несколько подходов к упрощению закупочного процесса, и выбор конкретной системы зависит от масштаба компании, зрелости бизнес-процессов и требований к интеграции.

Отдельные специализированные платформы

Это независимые решения, которые создаются специально для управления закупками. Например, «Бустрейд» — это комплексная e-commerce платформа для автоматизации оптовых продаж, закупок и сервиса. Платформа ориентирована на средний и крупный бизнес, и один из ее модулей «Портал поставщика» позволяет управлять взаимоотношениями с поставщиками в рамках некоммерческих закупок. Ее возможности включают:

• Работу с тендерами — отправка запросов поставщикам, прием и сравнение коммерческих предложений.

• Централизованную коммуникацию — переписка, комментарии, файлы — все хранится в системе.

• Интеграцию с 1С, ERP и другими учетными системами — не нужно вручную переносить данные.

• Прозрачность — видно, кто, когда и что сделал; легко отследить статус любой закупки.

• Гибкую аналитику — отчеты по ценам, активности поставщиков, срокам и бюджету.

• Настраиваемые сценарии согласования — можно подстроить процессы под корпоративную структуру.

Специализированные платформы полностью рассчитаны под задачи закупщиков. У них интуитивно понятный интерфейс и преднастроенные сценарии. Они быстро внедряются и часто проще и дешевле в сопровождении, чем, например, ERP-модули. Компаниям становится легче сравнивать предложения, в результате сокращается количество ошибок, время на закупку и общие затраты снижаются.

Поставщикам также выгодно пользоваться сервисом — они не пропускают запросы, уведомления о закупках приходят автоматически. Внутри программы есть рейтинг — чем ответственнее контрагент подходит к процессу, тем больше предложений он получает.

Кому подойдут специализированные платформы:

• Среднему и крупному бизнесу, где закупки уже централизованы, но процессы еще не автоматизированы.

• Компаниям, у которых ERP не покрывает задачи закупки или не хочется усложнять существующую систему.

• Тем, кому нужно быстро внедрить цифровые закупки и получить осязаемый результат.

Модули в составе ERP-систем

Классический подход крупных корпораций — использовать модули автоматизации в составе своих ERP-платформ. Например, 1С:Управление закупками.

Такие решения глубоко интегрированы в общую ИТ-среду компании. Они позволяют использовать совместные справочники и документы, часто обладают гибкой настройкой под уникальные бизнес-процессы. Но внедрение требует значительных усилий: от анализа до доработки и кастомизации.

Кому подойдут ERP-модули:

• Крупным предприятиям с уже внедренной ERP-системой, где закупки — часть сквозного процесса.

• Тем, кто хочет хранить всю информацию в одной системе.

• Компаниям со сложными структурами согласования, бюджетирования и контроля.

Облачные решения (SaaS)

Это универсальные системы, которые хранятся в облаке. Доступ предоставляется по подписке. Они не требуют установки, быстро запускаются и автоматически обновляются. Многие специализированные платформы, включая «Бустрейд», работают именно по этой модели.

Облачные системы не требуют собственной серверной инфраструктуры. А поддержка, обновления, безопасность — это зона ответственности поставщика. Такие решения быстро масштабируются, можно оперативно внедрять новые функции. Они доступны из любой точки, достаточно стабильного интернета.

Кому подойдет SaaS:

• Среднему бизнесу и компаниям с распределенной структурой, где важно запустить закупочную систему быстро и без лишних затрат.

• Организациям, которым нужна гибкость, скорость и простота эксплуатации.

• Предприятиям, которым необходимо сократить ИТ-издержки и делегировать техническое сопровождение.

Критерий	Спец. платформы	Модули в ERP-системах	Облачные решения
Фокус	Только закупки	Интеграция в общую систему управления	Универсальные, быстроразворачиваемые решения для закупок
Скорость внедрения	Быстро (1–3 месяца)	Долго (от 6 месяцев до года и более)	Очень быстро (от 1 недели до пары месяцев)
Интеграция с ERP	Через API, коннекторы, интеграция с 1С	Уже встроены в ERP	Поддерживают интеграции через API и готовые коннекторы
Уровень настройки	Средний — конфигурация под бизнес-процесс без разработки	Высокий — можно кастомизировать под любые требования	Средний — адаптация за счет готовых сценариев
Обновления и поддержка	Поставщик обновляет систему, минимум забот на стороне клиента	Требует участия ИТ-отдела, возможны сложности с обновлениями	Все на стороне провайдера — обновления, поддержка, безопасность
Стоимость	Средняя — оплата подписки или лицензии	Высокая — проект внедрения, лицензии, сопровождение	Средняя — подписка, минимальные затраты на ИТ
Кому подойдет	Средние и крупные компании	Крупные корпорации со зрелыми ИТ-процессами и ERP	Средний бизнес, быстрорастущие фирмы

Кейс: как снизить ручной труд в закупках на 70%, а ошибки в заявках на 60%

Крупная строительная компания с объектами по всей стране столкнулась с типичной проблемой управления закупками — процесс был раздроблен, занимал до месяца и требовал множества ресурсов со стороны менеджеров.

Закупка выглядела следующим образом: специалист собирал заявки от разных отделов через почту и мессенджеры. Запросы на коммерческие предложения поставщикам отправлялись вручную. Полученные данные сводились в Excel и сравнивались. 

Дальше начинался этап внутреннего согласования с юристами, финансовым отделом и руководством. Проверка контрагентов и юридических документов также происходила вручную. Переписки по документообороту велись в почте, а оригиналы часто присылали заказными письмами, что увеличивало сроки и риски ошибок.

Решение: внедрить специализированную платформу для автоматизации закупок «Бустрейд» — единое онлайн-пространство для работы с поставщиками.

База контрагентов была перенесена в систему, в которой можно планировать и управлять закупками — без лишней переписки. Теперь все запросы и отклики собираются автоматически в одном интерфейсе.

Условия и цены от разных поставщиков сводятся без участия человека в понятные таблицы, а встроенные инструменты контролируют юридическое согласование и проверку. Весь документооборот происходит онлайн. Статус виден сразу, со сроками и бюджетом.

После внедрения платформы компания сократила скорость закупки с месяца до 5–7 дней — процессы упростились, ушли задержки на переписку и согласования. Ручных операций стало на 70% меньше — менеджеры перестали сводить Excel-таблицы, вести документооборот и искать сообщения по чатам.

Процент ошибок снизился на 60% — благодаря автоматическим проверкам, стандартизированным формам и централизованной работе с контрагентами. Затраты на закупки сократились на 10–15% — за счет прозрачного сравнения условий, открытой конкуренции между поставщиками и исключения «ручного» влияния на выбор победителя.

Так выглядит контроль процесса закупок в интерфейсе портала поставщика «Бустрейд»

Как внедрить систему автоматизации

Любые IT-изменения в компании — не просто установка нового программного обеспечения. Это трансформация процесса, в которую вовлечены разные отделы и уровни компании. Важно продумать все детали, чтобы ключевые участники были вовлечены в процесс, а все действия — скоординированы. Тогда изменения пройдут быстро и без стресса.

Кто участвует

Основные пользователи — специалисты по закупкам. Они формируют требования, тестируют сценарии и в дальнейшем работают с платформой ежедневно. ИТ-отдел отвечает за техническую часть: интеграцию с существующими системами (например, ERP, 1С), настройку безопасности, поддержку. Если компания пользуется услугами партнеров, а не выстраивает все самостоятельно, то это ответственность лежит на поставщике. 

Бухгалтерия и финансы должны участвовать в согласовании платежных сценариев и документооборота. Часто подключают юридический отдел, если необходимо внести особый контроль контрагентов. А управленческий аппарат принимает стратегическое решение о внедрении, обеспечивает поддержку изменений, выделение ресурсов и координацию.

Этапы внедрения

Чтобы система автоматизации закупок принесла пользу, необходимо пройти все ключевые этапы:

• Анализ текущих процессов. Важно понять, как закупки происходят сейчас: где возникают узкие места, дублирование задач, потери времени или ошибки. Это поможет сформулировать цели.

• Понимание задач и потребностей. Нужно определить, какие именно процессы компания хочет автоматизировать: тендеры, согласование закупок, документооборот, аналитику или все вместе. 

• Выбор подходящего решения и подрядчиков. В зависимости от масштаба компании и зрелости процессов, выбирается либо облачная система, либо модуль в ERP, либо специализированная платформа, как «Бустрейд». Важно оценить удобство интерфейса, закрытие всех текущих задач и возможность роста, наличие техподдержки и срок развертывания.

• Интеграция с существующими системами. Чтобы избежать ручного ввода и получить сквозную автоматизацию, платформа должна быть связана с 1С, ERP, CRM или BI-системами. Хорошее решение предлагает готовые коннекторы или API.

• Обучение пользователей. У сотрудников должны быть инструкции и доступ к службе поддержки.

• Запуск и сопровождение. После тестирования запускается основная версия. Команда фиксирует первые результаты, собирает обратную связь и оптимизирует работу системы.

Как измерить результат

Основные метрики, которые стоит использовать, чтобы оценить успешность автоматизации — это скорость цикла закупки (до и после внедрения), снижение количества ручных операций, процент ошибок или возвратов, затраты на закупку в сравнении с предыдущими периодами, скорость согласования и документооборота, удовлетворенность поставщиков и сотрудников. Эти показатели позволят оценить эффективность проекта и выявить зоны для дальнейшего развития.

Заключение

Автоматизация закупок — это стратегический шаг к устойчивому росту и сокращению издержек. Бизнес, который внедряет цифровые решения, экономит время и ресурсы и снижает риски работы с недобросовестными поставщиками.

Если компания сталкивается с задержками, ошибками, неэффективной коммуникацией, а специалисты по закупкам тратят много времени и нуждаются в расширении отдела — пора переходить на следующий уровень.

***

«КОРУС Консалтинг» может выполнить e-commerce-проект любой сложности. Если у вас остались вопросы или требуются партнеры в разработке e-commerce-проекта для бизнеса — оставьте заявку в форме ниже или напишите на адрес omni@korusconsulting.ru. Мы с вами свяжемся.