MDM-системы: как эффективно и безошибочно управлять данными бизнеса

Данные — это ценный актив, который может превратиться в хаос. Дубли, неточности, несогласованные справочники замедляют процессы, приводят к ошибкам и увеличивают затраты. MDM-система создает единый источник достоверной информации. В статье разберем, как управление данными помогает компаниям повышать прибыль, снижать риски, сокращать затраты и освобождать от рутинных задач.

Что такое MDM-система

Сейчас организации вынуждены обрабатывать огромное количество информации. Иногда каждый отдел имеет свою систему для их сбора и анализа: бухгалтерия, логистика, продажи, кадры и маркетинг — бизнес активно использует данные для управления процессами, принятия решений и взаимодействия с клиентами. Однако постоянный рост объемов таких данных и их разрозненность создают серьезные проблемы: 

• Дублирование и несогласованность. Разные системы могут содержать противоречивую информацию о клиентах, продуктах или поставщиках, что приводит к ошибкам в бизнес-процессах.

• Низкое качество данных. Неточности в адресах, опечатки или устаревшая информация снижают эффективность аналитики и маркетинговых кампаний.

• Трудности интеграции. Компании часто используют несколько систем (CRM, CDP, PIM), которые обмениваются информацией с ошибками или потерями.

• Отсутствие стандартизации. Разные подразделения могут использовать свои форматы данных. Например, различные единицы измерения или валюты — это затрудняет их анализ.

• Ручная обработка. Во многих компаниях часть операций с данными происходит вручную, что приводит к человеческим ошибкам и увеличению времени выполнения задач.

• Ограниченные возможности аналитики. Некачественная информация, разные форматы или сложности с интеграцией одной системы с другой делают аналитические отчеты ненадежными.

• Проблемы с масштабированием. По мере роста компании объемы данных увеличиваются, и без централизованного управления поддерживать их качество становится сложнее.

MDM (Master Data Management) — это система управления эталонными данными, которая позволяет централизовать и стандартизировать ключевую информацию внутри компании. Она создает «единый источник истины» (Single Source of Truth), благодаря которому все отделы используют согласованные, точные и актуальные записи.

Так, например, интернет-магазин может столкнуться с дублированием товарных позиций, несогласованными ценами и ошибками в описаниях товаров на разных маркетплейсах. Количество возвратов из-за этого может увеличиться, а лояльность покупателей — снизиться. MDM-система приведет все к единому стандарту, централизует управление данными о товарах, а каталоги будут синхронизироваться автоматически.

Компании, которые внедряют MDM-системы, снижают затраты на персонал и высвобождают ему время для решения стратегических задач, заменяя ручной труд на технологии. Единый источник данных позволяет ускорить бизнес-процессы, от управления цепочками поставок до финансовой отчетности.

Все данные поступают и обрабатываются в MDM-системе, ими проще управлять и анализировать. Источник: Tadviser

По аналитике Semarchy, организации с внедренными MDM-системами, добились увеличения точности сведений до 20% и повышения организационной эффективности на 15%. 

MDM-программы позволяют компаниям масштабироваться за счет автоматизации и оптимизации работы с информацией. Например: в ритейле они помогают эффективно управлять каталогами продуктов и ценообразованием, в финансовом секторе — упрощают учет клиентов и снижают риск мошенничества, в производственных компаниях помогают координировать работу с поставщиками и минимизировать задержки в цепочках поставок.

Задачи MDM-систем

MDM-система — это не просто инструмент, а полноценная стратегия управления ключевыми данными компании. Она решает комплекс задач: повышает качество информации, согласовывает их друг с другом и делает доступными для всех бизнес-процессов. Программа позволяет обрабатывать данные для всех подразделений:

• Клиенты: записи о физических и юридических лицах, контактные данные, история взаимодействий.
  

• Продукты: каталоги товаров, описание характеристик, артикулы, ценообразование.
  

• Поставщики: партнеры, контракты, реквизиты и история поставок.
  

• Финансовые данные: счета, платежи, информация для бухгалтерии.

• Справочники: единицы измерения, валюты, регионы, классификаторы и другие информация из разных систем.

MDM объединяет все данные из разрозненных систем в единое хранилище, обеспечивает централизованный доступ к информации. Это устраняет проблему дублирования записей и формирует единый источник правды для всех подразделений компании.

Управление качеством материалов — еще одна задача, с которой справляется MDM-система. Она удаляет дублирующиеся и некорректные записи, приводит их к единому формату. Выравнивает данные по заранее установленным правилам (например, использует одну единицу измерения для всех систем). При изменении информации в одной программе она автоматически обновляется во всех связанных приложениях. В результате компания получает точные и согласованные данные, которые можно просто и безошибочно анализировать.

MDM-платформа создает единое информационное пространство. Она связывает все существующие системы компании (CRM, PIM и другие). Это особенно важно для крупных предприятий, где данные хранятся на разных площадках, которые не всегда «дружат» друг с другом.

В результате внедрения MDM-системы повышается эффективность работы отделов, улучшается взаимодействие с клиентами: точные данные позволяют строить персонализированные предложения и повышать лояльность. Снижается вероятность ошибок благодаря централизованному управлению информацией. 

MDM-системы становятся стратегическим инструментом, который помогает компаниям не только решать текущие задачи, но и регулярно расти за счет качественного управления данными. 

MDM, CRM, PIM и CDP: в чем разница

Компании вынуждены использовать множество систем для управления информацией, и разобраться в их назначении бывает непросто. MDM, CRM, PIM и CDP выполняют разные задачи, но могут эффективно работать в связке. Давайте разберемся, в чем их различия, как они взаимодействуют и какими данными может управлять MDM.

MDM: управление эталонными данными

Master Data Management (MDM) отвечает за управление ключевыми записями компании, создавая единый, согласованный и актуальный источник информации.

Основные задачи:

• Управление данными о клиентах, продуктах, поставщиках и других сущностях.

  Централизация и стандартизация информации.

• Интеграция и синхронизация между различными системами.
  

• Контроль качества (удаление дублей, устранение ошибок).
  
  

MDM — это фундамент, на который опираются остальные системы, такие как CRM, PIM и CDP.

CRM: взаимоотношения с клиентами

Customer Relationship Management (CRM) — это система, которая помогает управлять взаимодействиями с клиентами.

Основные задачи CRM:

• Хранение информации о клиентах: контакты, история покупок, записи звонков.
  

• Автоматизация продаж и маркетинга.
  

• Повышение качества обслуживания за счет персонализации.

В отличие от MDM CRM ориентирована на процессы взаимодействия с клиентами, а не на управление качеством данных. MDM может обеспечивать CRM актуальной и согласованной информацией.

PIM: данные о продуктах

Product Information Management (PIM) — система для управления всей информацией о продуктах.

Основные задачи PIM:

• Хранение и обновление информации о продуктах (описания, изображения, характеристики).
  

• Поддержка маркетинга и e-commerce.
  

• Подготовка материалов для публикации на разных каналах (сайты, каталоги, маркетплейсы).
  

PIM работает исключительно с информацией о продуктах. MDM, в свою очередь, управляет эталонными данными и передает их для дальнейшей обработки.  

CDP: маркетинг и персонализация

Customer Data Platform (CDP) — объединяет информацию о клиентах из разных источников для создания единого профиля пользователя, один из важнейших элементов в рамках построения омниканальной или оптиканальной стратегии для электронной коммерции.

Основные задачи CDP:

• Сбор информации о клиенте из всех каналов (онлайн и офлайн).
  

• Создание полноценного образа покупателя.
  

• Персонализация взаимодействий на основе анализа поведения.
  

CDP работает с операционными записями о клиентах (история поведения, клики, заказы), а MDM предоставляет базовую эталонную информацию (например, контактную информацию и сегментацию).

Какими еще данными может управлять MDM

Помимо клиентов, продуктов и поставщиков, MDM-системы работают:

• С данными о партнерах: информация о дистрибьюторах, реселлерах, подрядчиках.
  

• Организационными материалами: структура компании, подразделения, сотрудники.
  

• Финансовыми: контракты, счета, платежи.
  

• Территориальными: адреса складов, магазинов, офисов.
  

• Техническими: оборудование, лицензии на ПО, эксплуатационные параметры.
  

• Регуляторными: нормативные справочники, классификаторы, соответствие стандартам.
  

MDM становится центральным узлом для интеграции всех данных компании. Она собирает всю ключевую информацию в одном месте. Такой единый источник правды предотвращает расхождения между системами.

Пример взаимодействия MDM, CRM, PIM и CDP: MDM управляет эталонными сведениями о продукте, PIM берет их из MDM для подготовки информации для маркетинга и продаж. CRM использует клиентские данные из MDM для автоматизации работы с покупателями. CDP обрабатывает информацию о поведении клиентов и обогащает их базой из MDM.

Как выглядит работа с информацией с и без MDM-системы. Источник: Комсомольская правда

Кому точно нужна MDM-система

Компании сталкиваются с непрерывным ростом объемов данных. Управлять ими становится сложнее. Ошибки, дублирование и несогласованность могут привести к потере клиентов и увеличению издержек. В таких случаях внедрение системы становится стратегической необходимостью.

MDM полезны не только для крупных корпораций, но и для средних компаний, которые работают с большими информационными массивами. Однако внедрение MDM особенно критично для организаций с разветвленной структурой, множеством филиалов, каналов продаж и поставщиков.

Точно пора внедрять систему, если данные в компании хранятся в разных программах и не синхронизируются. Например, в CRM одно имя клиента, в ERP — другое, а в бухгалтерии — третье.

Еще одним тревожным звоночком становится противоречивая аналитика. Это может быть связано с тем, что записи дублируются или есть неуникальные сведения.

Какие преимущества дает внедрение MDM-системы: 

• Повышение качества данных. Удаление дублей и исправление ошибок, приведение единиц измерений к единым стандартам, проверка актуальности информации в режиме реального времени. 
  

• Автоматизация процессов. Ресурс на ручную обработку элементов сокращается, точность аналитики повышается, отчетность становится проще — затраты на исправление ошибок уменьшается, а времени у специалистов больше.

• Улучшение персонализации. Полная и точная информация о клиентах в CRM и CDP, создание персонализированных предложений, повышение лояльности потребителей.
  

• Оптимизация цепочек поставок и складской логистики. Легче работать с записями о продуктах и поставщиках, управлять товарными остатками и логистикой.

MDM помогают развивать бизнес в разных сферах — от промышленных отраслей (металлургии, строительных компаний, химической и агропромышленности) до ритейла. 

Пример. Фонд Сколково предоставляет гранты по государственным программам, работает со стартапами и постоянно отчитывается о деятельности. Объем информации огромный, а данные хранятся разрозненно. В итоге появляются дубликаты, которые мешают достоверности отчетов. После внедрения MDM-системы количество справочников сократилось в 4 раза, работать с ними стало удобнее и быстрее. Также «М.Видео» развивают портал Data Quality, чтобы повысить качество данных и сократить стоимость их валидации. Данные проверяют, например, на свежесть, полноту или уникальность. Так, у компании есть кейсы с проверкой дублей чеков с маркетплейсов, габаритов товаров и сверкой с ОФД.

Независимо от отрасли, такие системы позволяют компаниям оптимизировать процессы, снизить издержки и повысить точность данных, что становится ключевым фактором роста и конкурентоспособности.

Как выбрать систему

MDM бывают разных типов: аналитическая, операционная или централизованная. Прежде чем выбирать платформу, определите, какой подход к управлению вам нужен и с какими данными предстоит работать:

• Операционные MDM — фокусируются на синхронизации материалов в реальном времени между различными бизнес-системами (CRM, PIM). Подходят для ритейла, финансовых организаций, логистики.
  

• Аналитические MDM — агрегируют информацию для отчетности и BI-систем. Используются в банках, страховых компаниях, маркетинге.
  

• Централизованные MDM — объединяют функции операционной и аналитической систем и управляют мастер-данными на всех уровнях. Это наиболее универсальный вариант для крупных компаний.
  

Обязательно узнайте, совместима ли новая система со старыми. Стоит подбирать ту, которую можно внедрить с минимальными временными и финансовыми затратами. Если в компании есть нестандартные бизнес-процессы, важно, чтобы MDM позволяла настраивать пользовательские атрибуты и правила, управлять разными моделями данных, а no-code решения облегчат внедрение и настройку. 

Облачные MDM (SaaS) подойдут для быстрорастущих организаций. Идеально, если у системы будет интеграция с искусственным интеллектом для упрощения работы.

При выборе обратите внимание на службу поддержки и ее график работы, особенно если вы находитесь в разных часовых поясах.

Как внедрить MDM-систему: пошаговое руководство

Этап 1. Определение целей и задач

На начальном этапе важно ответить на несколько вопросов, исходя из которых можно подобрать партнера по внедрению MDM:

• Какие проблемы с данными нужно решить?

• Какие бизнес-процессы будут затронуты?

• Какие системы необходимо интегрировать с MDM?

• Какие результаты ожидаются и какие KPI будут использоваться для оценки эффективности?

Этап 2. Аудит и подготовка данных

Перед внедрением необходимо проанализировать состояние материалов. Уточните, какие ошибки встречаются чаще и в каких системах. Определите источник истины для информации каждого типа и разработайте правила для стандартизации.

Этап 3. Выбор партнера

На первых двух этапах вы определили цели и подготовили данные, нашли проблемы, которые необходимо решить с помощью MDM-системы. С этим техническим заданием можно изучать рынок поставщиков услуг. Обратите внимание на рейтинги, посмотрите кейсы — работали ли компании в вашей сфере, знают ли нюансы. Обратитесь в несколько организаций, чтобы сравнить условия и обсудить детали. Запросите демодоступ и убедитесь, что сотрудникам будет легко работать в системе.

Этап 4. Интеграция с экосистемой компании

MDM должна синхронизироваться с основными бизнес-системами. Важно протестировать интеграцию на ограниченной группе записей перед масштабированием, чтобы убедиться, что все процессы происходят правильно.

Этап 5. Обучение сотрудников и управление

MDM меняет подход к работе с данными, поэтому важно заранее решить, кто будет заниматься новой системой, какие роли у пользователей. Проведите тренинги для сотрудников (аналитики, маркетологи, IT), разработайте инструкции и руководства. Постепенно внедряйте процессы начиная с ключевых подразделений. 

Этап 6. Постоянный мониторинг и масштабирование

После запуска MDM важно отслеживать показатели эффективности и постепенно расширять использование системы. Настройте дашборды мониторинга качества данных, проводите аудиты совместно с партнером, масштабируйте функционал по мере необходимости.

Вместо заключения: как отследить эффективность MDM-системы

Система управления мастер-данными — это значительная инвестиция, поэтому важно отслеживать эффективность интеграции. Исследование Forrester показало, что успешная реализация программы может привести к следующим результатам за три года:

• 348% возврат на инвестиции (ROI)

• Окупаемость инвестиций менее, чем за шесть месяцев

Кроме того, компания Semarchy отмечает, что системы MDM могут приносить как прямые, так и косвенные выгоды. К прямым относятся увеличение доходов за счет новых продуктов данных и снижение затрат, связанных с несоответствием нормативным требованиям. К косвенным — повышение удовлетворенности клиентов и улучшение безопасности хранения. 

При оценке эффективности MDM-системы следует обратить внимание на такие показатели: 

• Улучшение качества данных

• Повышение скорости доступа и обработки информации

• Снижение операционных затрат

• Повышение уровня удовлетворенности пользователей

• Ускорение вывода продуктов на рынок
  

Внедрение MDM-системы — это важное стратегическое решение, которое помогает бизнесу повысить качество данных, сократить издержки и ускорить ключевые процессы. Компании получают единый источник достоверной информации, что значительно повышает эффективность работы с клиентами, партнерами и внутренними системами.

***

«КОРУС Консалтинг» может выполнить e-commerce-проект любой сложности. Если у вас остались вопросы или требуются партнеры в разработке e-commerce-проекта для бизнеса — оставьте заявку в форме ниже или напишите на адрес omni@korusconsulting.ru. Мы с вами свяжемся.