Source-to-pay (S2P): как автоматизировать процесс закупки

Рассказываем о Source-to-Pay — какое отношение имеет к автоматизации закупок, а также кому и когда необходимо вкладываться в цифровизацию.

Концепция Source-to-Pay (S2P) охватывает весь путь закупки: от поиска и квалификации поставщика (Source) до заключения контракта, исполнения обязательств и оплаты (Pay). Она включает этапы, которые относятся как к Source-to-Contract (S2C), так и к Procure-to-Pay (P2P), объединяя их в сквозную систему. 

Внедрять такие системы важно, потому что сегодня на отделы закупок ложится много задач. Они обязаны своевременно обеспечивать компанию ресурсами, реагировать на изменения на рынке, снижать издержки, повышать прозрачность всех операций и следить, чтобы все было проведено в рамках законодательства. Без цифровых решений это практически невозможно. Такая автоматизация в результате выгодна компаниям: по данным Cnews, она добавляет в среднем 3–5% к операционной прибыли. Подробно рассказывали о преимуществах автоматизации закупок в статье.

К тому же, цифровизация связана не только с улучшением скорости работы, минимизации ошибок и издержек. Теперь она стала обязанностью для многих компаний согласно 44-ФЗ и 223-ФЗ. С 1 апреля 2025 года все закупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ должны проводиться через аккредитованные электронные торговые площадки (ЭТП), а заключать контракты необходимо в электронной форме через Единую информационную систему (ЕИС). 

Эти изменения касаются заказчиков закупок: государственных и муниципальных учреждений, компаний с госучастием и всех, кто работает с бюджетными средствами. А также поставщиков, которые предоставляют товары и услуги по госконтрактам или собираются выходить на этот рынок и участвовать в тендерах и аукционах.

S2P, S2C и P2P: что такое и в чем разница

Чаще всего аббревиатурами S2P, S2C и P2P описывают тендерные процессы. Чтобы внедрение цифровых решений не превратилось в бесконечный процесс автоматизации ради автоматизации, стоит понимать, какие задачи закрывает каждая модель.

• Source-to-Pay (S2P). Полный закупочный цикл — от выбора поставщика до оплаты счета. Это сквозная автоматизация всех этапов: поиск и квалификация контрагента, проведение тендеров или конкурентных процедур, подписание контрактов, формирование заказов, приемка, согласование и оплата.

S2P объединяет стратегию, аналитику, документацию и операционное исполнение. Это решение под ключ для крупных компаний, которые хотят иметь полный контроль над закупками и интегрировать все рабочие процессы в одну систему.

Примером S2P-решения может стать закупочная SRM-система ELMA365. Она автоматизирует весь цикл: от управления тендерами и работе с электронными торговыми площадками до оформления закрывающих документов и расчета KPI. 

• Source-to-Contract (S2C). Стратегическая часть S2P, которая отвечает за работу до момента заключения договора: анализ рынка, поиск и отбор поставщиков, проведение закупочных процедур, формирование и подписание контрактов.

S2C — точка входа для компаний, которые пока не готовы автоматизировать весь процесс, но хотят навести порядок в тендерах, повысить прозрачность конкурсов и снизить закупочные риски.

Примером автоматизации части процесса S2C может стать портал поставщика на базе комплексной e-commerce платформы «Бустрейд». Решение позволяет автоматизировать взаимоотношения с поставщиками и помогает командам по закупкам, качеству и цепочке поставок работать быстрее и эффективнее с некоммерческими закупками.

Веб-кабинет создан таким образом, чтобы снять 95% ежедневной рутинной операционной нагрузки со стороны поставщиков и упростить работу сотрудников. Так, решение оптимизирует процессы публикации закупочных потребностей, сбор и обработку предложений, обмен документами и работу с рекламациями. Портал интегрируется с ERP- и SRM-системами, что позволяет синхронизировать данные о закупках, поставщиках и статусах сделок в режиме реального времени

• Procure-to-Pay (P2P). Это операционная часть: все, что происходит после заключения контракта. Сюда входят оформление заказов, согласование условий поставки, учет поставок и приемки, автоматизация документооборота, контроль оплаты.

P2P помогает снимать рутину с закупщиков и бухгалтерии, ускоряет расчеты и снижает риски ошибок. Подходит для компаний с большим потоком однотипных закупок: от производственного сырья до офисных нужд.

Если компании необходимо автоматизировать P2P, то это можно сделать, например, через «1С: Документооборот». Программа упорядочит работу с документами, в ней будут централизованно храниться все счета, акты, письма и сканы. А все юридически значимые документы можно подписывать внутри портала с помощью цифровой подписи.

Все эти модели не конкурируют друг с другом, а дополняют. Если компания уже оцифровала P2P, следующим шагом будет S2C — и наоборот. А если подходить к автоматизации системно, в итоге выстраивается единый сквозной процесс S2P, в котором собраны все операции: от планирования потребности до закрытия финансового обязательства.

Описание процесса S2P. Информационный портал «Торг уместен»

Проблемы в процессе S2P без сквозной автоматизации

Когда часть данных собирается по почте, часть в Excel, часть в ERP, а документы подписываются в ЭДО, то любое изменение или уточнение приходится дублировать вручную в нескольких местах. Это повышает риск ошибок и тормозит согласование.

На стыках этапов — от тендера к заказу, от заказа к оплате — иногда теряются важные данные. Информация о согласованных условиях, сроках или спецификациях может исчезнуть в переписке или попасть в систему с задержкой. Это приводит к тому, что контроль над процессом теряется, а руководителю трудно оценить, что происходит в закупочном цикле прямо сейчас.

Низкая прозрачность влечет за собой и другие проблемы: затруднен контроль расходов, сложно выявлять узкие места и управлять рисками. При этом время сотрудников тратится на перепроверку, согласования по телефону и поиск нужной информации вместо приоритетных задач. Каждое лишнее письмо или исправление вручную — это дополнительные операционные затраты. Поэтому автоматизация не только ускоряет процессы, но и позволяет сэкономить деньги. По данным опроса Ivalua, почти 50% респондентов глобально планируют внедрять цифровые решения в отдел закупок (по сравнению с 30% в прошлом году), а почти четверть сделали использование новых технологий искусственного интеллекта одной из основных стратегий в 2025 году.

Как работает S2P

Модель Source-to-Pay (S2P) описывает весь процесс закупок — от первых запросов подразделений на покупку, например, бумаги, до оплаты и аналитики. Рассказываем подробнее, какие этапы в него входят и что за задачи решает каждый из них.

Анализ потребностей

Все начинается с выявления нужд. Например, если необходимо закупить канцелярию, отделы формируют заявки на конкретные наименования и расписывают количество. До автоматизации на это могло уйти несколько дней — пока отдел закупок соберет обратную связь у коллег.

Современные платформы собирают заявки централизованно, автоматически группируют их по категориям и приоритетам, рассчитывают общий объем и формируют аналитику по предполагаемому расходу. Это позволяет избежать горящих закупок в последний момент и планировать бюджеты заранее.

Поиск и выбор поставщиков

На этапе поиска S2P-система помогает:

• Искать поставщиков по внутренней базе, внешним реестрам и электронным торговым площадкам.

• Автоматически проверять контрагентов по открытым источникам и внутренним критериям (финансовое состояние, опыт работы, лицензии).

• Проводить запросы информации (RFI) и запросы предложений (RFP) через единый интерфейс.

• Платформа фиксирует все коммуникации, хранит документы и упрощает оценку поставщиков по качеству, цене и репутации.

Управление тендерами и контрактами

Когда список потенциальных поставщиков сформирован, начинается конкурсная процедура. В первую очередь нужно составить и отправить подробное техническое задание, коммерческие условия, уточнить подробности отгрузки и доставки. 

Затем контрагенты отправляют свои предложения. Их необходимо сравнить — это тоже делается автоматически с помощью встроенных решений оценки. После этого можно отправлять отчет по результатам: кто стал лидером по стоимости и соответствиям требованиям.

После выбора победителя система генерирует черновик контракта, отправляет его на согласование поставщику, а затем хранит все версии правок. Подписывают все документы электронной подписью — это сокращает сроки заключения и снижает риск потери.

Оформление заказа и документооборот

По подписанному контракту S2P-платформа формирует заказ-наряд и отправляет его поставщику. Корректировки сроков, объемов, условий и прочие изменения отражаются в системе, а контрагент получает об этом уведомления и всегда видит актуальный статус.

Встроенный электронный документооборот обеспечивает юридическую значимость каждой накладной, спецификации и акта приемки, а интеграция с ЭДО или EDI позволяет обмениваться документами напрямую с бухгалтерией. Разницу между системами ЭДО и EDI, а также преимущества и недостатки описали в статье.

Согласование, учет и оплата счетов

После поставки поставщик выставляет счет, который автоматически сопоставляется с заказом и актом приемки. При отсутствии расхождений система отправляет счет в бухгалтерию на оплату, учитывает бюджет и автоматически формирует платежное поручение. Весь процесс происходит без ручного ввода данных и двойной проверки, что сокращает время обработки.

Приемка фиксируется в системе при получении товара или услуги. Ответственные отмечают фактическое количество и качество, а любые несоответствия — брак, недостача или рекламации регистрируются и направляются в автоматизированный раздел по урегулированию споров.

Отчетность и мониторинг эффективности

После закрытия цикла S2P-платформы генерируют аналитические отчеты. Можно посмотреть фактические сроки поставок, экономию по тендерам, KPI работы поставщиков или анализ отклонений от бюджета. Руководители видят дашборды в реальном времени и отслеживают главные метрики в наглядном формате, не тратя время на ручную сверку.

Как автоматизировать S2P

Выстраивание начинается с создания единой цифровой среды, где все данные, документы и процессы связаны между собой. SRM-системы позволяют централизовать работу с закупками: заявки, тендеры, заказы, счета и оплаты хранятся в одном месте, синхронизированы и доступны всем участникам процесса, и не нужно вручную переносить информацию между системами. Сквозная аналитика в режиме реального времени дает возможность видеть картину целиком: от планов закупок до выполнения контрактов. Это упрощает принятие решений и повышает управляемость.

S2P-платформа должна обладать следующими инструментами:

• Функционал для управления стратегией закупок и аналитикой

• Электронные каталоги с товарами

• Сервис для проведения тендеров и переговоров и интеграция с электронными площадками

• Модуль управления контрактами и поставщиками

А еще необходима интеграция с ERP, бухгалтерией и ЭДО. Важной частью становится автоматизация документооборота и платежей и средства контроля исполнения обязанностей поставщика. Все должно работать как единый механизм, минимизируя ручной труд и перераспределяя ресурсы на другие задачи.

Пример: крупная девелоперская компания может полностью перевести закупки материалов, аренду техники и подрядные услуги в цифровой формат. Вместо множества писем и данных в Excel-таблицах — единая платформа, где прораб на объекте создает заявку на цемент, система автоматически подбирает проверенных поставщиков по заданным параметрам, а бухгалтерия сразу видит согласованный заказ и счет в ERP. Результат — минимизация задержек на стройке, прозрачность расходов, контроль качества поставок и снижение стоимости закупок за счет конкуренции поставщиков в тендерах.

Когда стоит внедрять и автоматизировать S2P

Все сотрудники, которых коснутся изменения, должны понимать важность перемен. Руководителям необходимо провести работу с участниками, чтобы все были готовы перестраивать привычные процессы. 

Важным фактором становится зрелость компании: когда процессы уже налажены, роли участников определены, а эффективность работы отделов отслеживается хотя бы частично. Мотивация руководства и вовлеченность сотрудников обеспечит успешный запуск S2P-решения и устойчивую работу системы в дальнейшем. Вот какие показатели указывают на то, что пора начинать оцифровывать закупки:

• Разрозненный документооборот: данные хранятся в почте, переносятся в Excel и другие системы

• Участники процесса жалуются на ошибки и задержки

• Есть нестыковки между тендерами, поставками и документами

• Актуальные данные сложно быстро получить

• Возникают спорные ситуации с поставщиками

Дальше разберем, как пошагово запустить S2P, чтобы избежать типичных ошибок и быстро увидеть первые результаты.

Как внедрить S2P

Начинается процесс с аудита текущей ситуации: нужно понять, как закупки работают сейчас, где узкие места и какие участки теряют больше всего времени и ресурсов. Это можно обсудить не только внутри компании, но и с поставщиками-партнерами, выяснить степень их удовлетворенности и какие этапы сотрудничества требуют улучшения в первую очередь.

Параллельно проводится анализ целей и задач — что именно должна дать автоматизация: ускорение тендеров, снижение затрат, повышение прозрачности или комплексная оптимизация.

На этом основании выбирается решение: готовая S2P-платформа с возможностью кастомизации под задачи компании или разработка уникального продукта. Разумеется, последнее будет дольше и дороже, но позволит улучшать необходимые функции по мере роста организации и при появлении новых целей. 

Затем идет настройка интеграций с ERP, бухгалтерией, электронным документооборотом и другими корпоративными системами, чтобы все данные были централизованы. При выборе партнера по автоматизации важно уточнять, работает ли его решение с программами, которые уже внедрены в организации.

Далее необходимо провести обучение — не только сотрудников, но и поставщиков, чтобы они понимали, как работать в новой системе и какие преимущества это дает. Перед масштабным запуском нужно провести тестирование на пилотных процессах, выявить ошибки и доработать настройки. И, наконец, внедрение не заканчивается развертыванием программы: система требует поддержки, регулярного обновления и усиления функционала в ответ на изменения бизнеса и рынка.

Заключение

Автоматизация S2P — это шаг в развитии компании, который меняет всю логику взаимодействия внутри организации и с поставщиками. Сквозной процесс от поиска до оплаты позволяет убрать лишние ручные операции, снизить затраты, исключить потерю данных и повысить прозрачность на каждом этапе. При этом внедрение — это не разовый проект, а инвестиция в прогресс, которая будет приносить результат год за годом.

Компании, которые уже перешли на S2P-системы, отмечают более быстрое принятие решений и повышение качества работы с поставщиками. Чем раньше организация пройдет этот путь, тем быстрее сможет адаптироваться к новым требованиям рынка, сократить риски и высвободить ресурсы для стратегических задач. Помните, что необязательно внедрять весь процесс S2P сразу. Можно сделать это последовательно, начиная с автоматизации наиболее проблемных операций.

***

«КОРУС Консалтинг» может выполнить e-commerce-проект любой сложности. Если у вас остались вопросы или требуются партнеры в разработке e-commerce-проекта для бизнеса — оставьте заявку в форме ниже или напишите на адрес omni@korusconsulting.ru. Мы с вами свяжемся.