EDI и ЭДО: в чем разница и что выбрать

Как сэкономить 300 000 рублей в месяц, сократить цикл сделки и автоматизировать рутинные процессы? В статье рассказываем про электронный обмен данными от гипотезы до внедрения.

Electronic Data Interchange (EDI, система электронного обмена данными) — это технология, которая позволяет компаниям автоматически обмениваться документами онлайн. Заказы, счета, накладные, счет-фактуры и акты раньше приходилось пересылать и вручную заносить в системы отчетности. EDI автоматизирует эти процессы, а еще отправляет запросы на поставку, информацию по отгрузкам и движению товара.

А зачем нужен EDI, если есть электронный документооборот? Это не одно и то же. Обычный электронный документооборот (ЭДО) направлен на подписание документов и несет юридическую значимость. EDI — это отношения между поставщиками и закупщиками, скорость и автоматизация. Здесь машины обмениваются информацией напрямую, без участия людей. Это исключает ошибки и снимает нагрузку с сотрудников. Подробнее разберем отличия и сравним преимущества и недостатки обоих инструментов ниже.

EDI применяется в цепочке поставок для автоматизации следующих процессов:

• Создание и передача заказа поставщику (Order) — система EDI формирует заказ на товар или услугу и отправляет его контрагенту.

• Подтверждение отгрузки (Despatch Advice) — поставщик уведомляет о дате и составе.

• Приемка товара (Receiving Advice) — покупатель подтверждает поступление на склад и сообщает о расхождениях, если они есть.

• Передача счетов и актов (Invoice, Act) — закрывающие документы направляются в систему контрагенту и не требуют ручной обработки.

Реальность и прогноз

Объем мирового рынка электронного обмена данными в 2024 году оценивался в $36,52 млрд. По прогнозам, в период с 2025 по 2034 год среднегодовой темп роста рынка составит 12%, а к 2034 году объем достигнет $113,43 млрд. Тренд на автоматизацию становится очевиден.

Данные Expertmarketresearch за 2025-2034 гг

Компании готовы вкладывать в EDI, потому что автоматизация — важный инструмент для роста бизнеса. Требования к скорости, прозрачности и точности растут, а ручные процессы тормозят развитие и негативно сказываются на имидже компании и бизнес-показателях. 

Tadviser рассчитал, что традиционная обработка заказа торговой сети может занимать 30 минут, а с использованием электронного обмена данными — 5 минут. Это уменьшит издержки на заработную плату сотрудникам до 301 000 рублей, если компания отправляет 4 000 заказов в месяц. Кроме того, сократится цикл сделки и снизится количество ошибок в документах.

Эти преимущества важны в высокооборотных отраслях: ритейле, логистике, производстве, дистрибуции, строительстве и фармацевтике. Там, где ежедневно обмениваются тысячами документов, даже небольшое ускорение дает значимый эффект на уровне всей цепочки поставок. В результате бизнес-процессы становятся прозрачными, контролируемыми и готовыми к масштабированию.

Что такое EDI: принцип работы

Через EDI можно создавать заказы на поставку, уведомления об отгрузке, счета-фактуры и другие документы, которые необходимые для ведения бизнеса. Главное отличие EDI от привычной электронно-бумажной рутины — это полная автоматизация передачи сообщений между информационными системами компаний.

Обычный документооборот между организациями включает в себя множество ручных операций: сотрудники запрашивают информацию, отправляют документы письмами по электронной или обычной почте, копируют данные в учетные системы, проверяют правильность. Это медленно и неудобно. А если одна из сторон обнаружит ошибку — придется начать процесс согласования сначала.

EDI — система электронного обмена данными. Она исключает большинство рутинных действий. Документы создаются автоматически, передаются в унифицированной форме, сразу загружаются в учетную систему контрагента, где приходят все уведомления. Человеческий фактор практически исключен. Например:

• Вместо отправки заявки на электронную почту система EDI формирует заказ на поставку, и сама направляет его поставщику.
  

• Вместо звонка о подтверждении доставки приходит электронное уведомление об отгрузке. 

• Вместо ручного переноса в «1С» все данные уже загружены и структурированы автоматически.

Рассмотрим, как работает электронный обмен данными на примере из металлургической сферы. Допустим, крупная компания покупает трубы у нескольких поставщиков. Без EDI менеджер должен запросить потребности у отделов и согласовать их. Затем сформировать заказ в Excel, разослать контрагентам по почте и дождаться ответов, подобрать лучшее предложение, внести данные в учетную систему, запросить и согласовать документы с бухгалтерией и юристами.

С электронным обменом сообщений процесс выглядит иначе:

1. Система формирует рекомендуемый заказ, автоматически сверяя остатки на складах.

2. Отдел закупок проверяет состав запроса и в один клик отправляет его контрагенту.

3. Поставщик получает информацию сразу в систему EDI и автоматически создает уведомление об отгрузке.

4. После доставки заказчик получает электронное уведомление о получении товара.

5. Все бухгалтерские документы юридически корректны. Они передаются по EDI и автоматически отражаются в учетных системах обеих сторон.

В результате цикл поставки сокращается с 5–7 дней до 1–2, исчезают ошибки при вводе данных, и сотрудники высвобождают до 70% времени на стратегическую работу, а не на рутину.

Зачем бизнесу система EDI: как решить типичные проблемы

В компании, которая работает с большими объемами закупок и поставок, документооборот — это полноценный процесс, затрагивающий целые отделы с персоналом. От него зависит скорость и точность операций. Если нет автоматизации, это почти всегда приводит к потере времени, ресурсов и денег. Рассмотрим типовые проблемы традиционного «бумажного» документооборота и найдем решение для каждой.

Медленный процесс согласований

Один документ может передаваться из отдела в отдел по несколько дней. Отправили по почте, забыли согласовать, не нашли нужного файла, кто-то в отпуске. Как итог — задержки в поставках и нарушение сроков проектов.

EDI ускоряет процесс. Передача документа в офисе и от заказчика к контрагенту занимает секунды, а не часы или дни. За счет этого сокращается общий цикл поставки и принятия решений. Документы не нужно пересылать вручную, переносить из одной системы в другую, распечатывать, сканировать или проверять.

Ошибки

Когда сотрудники переписывают данные из писем или таблиц в учетную систему, возникают опечатки, дубли и несостыковки. Ошибка в одной цифре — и вся партия уехала не туда или не того состава.

Если подключить электронный обмен данными, то все материалы передаются в цифровом виде автоматически. Это гарантирует точность сообщений.

Дублирование данных

Часто одну и ту же информацию приходится вводить в разные системы: CRM, «1С», Excel. В результате сотрудники тратят время, а риск расхождений между источниками увеличивается.

Один и тот же EDI-документ автоматически попадает во все необходимые системы — от закупочной до бухгалтерской, все данные синхронизируются без участия сотрудников.

Высокие финансовые и трудозатраты

Персонал тратит часы на пересылку писем, сведение таблиц, ручную проверку и подписание документов. Это не только дорого, но и демотивирует команду, отвлекает от важных задач.

По оценкам LLCBuddy, успешное внедрение EDI может сократить затраты на обработку транзакций более чем на 90%, а также снизить транзакционные расходы на бумагу, печать, хранение, почтовые услуги более чем на 35%.

Прозрачность процесса

Руководителю сложно понять, на каком этапе находится каждый заказ: что уже согласовано, кто задерживает документы, все ли в порядке с поставкой.

В EDI история взаимодействия фиксируется в системе: видно, кто и когда отправил, подтвердил, получил или изменил документ. Это минимизирует риски и упрощает контроль.

Виды EDI-сообщений

В рамках электронного обмена данными компании передают стандартные типы документов по системе GS1. Это международная организация, которая создает, ведет учет, шифрует и выдает ключи и коды для передачи данных. Так взаимодействие становится понятным для всех сторон, и обработать его можно вне зависимости от конкретных программных решений. Наиболее часто используются такие сообщения:

• ORDERS (Purchase Order) — заказ на поставку. Покупатель отправляет поставщику документ с перечнем товаров, количеством, условиями и сроками поставки.

• ORDRSP (Order Response) — подтверждение заказа. Поставщик может подтвердить, отклонить или изменить заказ.

• DESADV (Despatch Advice) — уведомление об отгрузке. Документ содержит информацию о дате, составе и транспортных параметрах отправки.

• RECADV (Receiving Advice) — уведомление о получении. Покупатель подтверждает, что принял товар и сообщает о возможных расхождениях.

• INVOIC (Invoice) — электронная счет-фактура, которую отправляет поставщик.

• REMADV (Remittance Advice) — уведомление о платеже. Покупатель сообщает поставщику, какие счета были оплачены и в каком объеме.

• IFTMIN (Instruction for Transport Movement) — инструкция перевозчику с данными о грузе, маршруте и сроках.

Бизнес может использовать только базовые типы сообщений, например, заказ – отгрузка – счет. Или выстроить полную цифровую цепочку от плана поставки до закрывающих документов — все зависит от зрелости процессов и желания автоматизировать закупки в конкретной организации.

Схема обмена сообщениями через EDI

Чем EDI отличается от ЭДО

На первый взгляд EDI и электронный документооборот кажутся синонимами: компании обмениваются онлайн-документами. Но это два подхода к автоматизации — с разными задачами, технологиями и сферами применения.

ЭДО — это юридически грамотный обмен документами между контрагентами, заверенный квалифицированной электронной подписью. Он оформляет финальные этапы сделок: подписание договоров, актов и счетов-фактур. Главная цель — заменить бумагу, сократить расходы на печать, пересылку и архивирование.

EDI автоматизирует операционный документооборот. Это технический обмен структурированными сообщениями между ИТ-системами без участия человека. Здесь важна не юридическая сила, а скорость и точность: заказ, подтверждение, уведомление об отгрузке и получении, оформление документов — все это происходит автоматически.

Простыми словами: ЭДО помогает бухгалтерии и юристам, EDI — логистам и закупщикам. Сравнили эти два подхода в таблице ниже.

Можно ли совмещать EDI и ЭДО

Да, многие компании выстраивают процессы так, что операционная часть закупки или поставки (заказ, отгрузка, подтверждение) сопровождается EDI. А закрывающие документы подписываются через ЭДО с помощью квалифицированной электронной подписи.

Когда пора внедрять EDI

Главный показатель, который говорит о том, что пора внедрять электронный обмен сообщениями, — множество рутинных процессов: отправка заказов, сверка документов, ручной ввод в системы учета. Это не только тормозит работу, но и создает риск ошибок. Когда сотрудникам отдела закупок и логистики нужна поддержка и поднимается вопрос о расширении штата — пора автоматизировать процессы.

Если компания развивается, становится больше контрагентов, тоже можно внедрять EDI. Коммуникации с поставщиками и клиентами не выйдут из-под контроля, и не возникнет проблем с заказами. 

Долгий цикл закупки и поставки — сигнал к автоматизации. Если от оформления заказа до поступления проходит неделя и больше — это сигнал о неэффективной цепочке. EDI позволяет ускорить обмен сообщениями и оперативнее реагировать на изменения.

Крупные сети, дистрибьюторы и промышленные холдинги все чаще требуют обмениваться данными онлайн — это обязательное условие работы. В таких случаях внедрение становится необходимостью.

Как подключиться и работать с EDI

Пошаговая памятка, если компания хочет перейти на электронный обмен данными:

1. Выбор платформы. На рынке множество провайдеров EDI: как специализированных, так и встроенных в ERP-системы. Обратите внимание на набор поддерживаемых форматов, все ли ваши задачи закроет подрядчик и есть ли место для роста, надежность и опыт в вашей отрасли. Примеры — «СберКорус», «Контур», «СБИС».

2. Настройка форматов и маршрутов. На этом этапе определяются, какие документы будут передаваться (например, заказ, уведомление об отгрузке, счет-фактура), в каком формате и с какими участниками.

3. Интеграция с внутренними системами. Синхронизация EDI-сообщений с программами учета и передача документов в ЭДО, если потребуется.

4. Обучение персонала. Презентация для ключевых сотрудников, разработка должностных инструкций и доступ к службе поддержке.

Во внедрении EDI чаще всего участвует IT-служба как со стороны заказчика, так и подрядчика. Отдел закупок и логистики формирует требования к документообороту, работает с системой и уведомляет контрагентов. Бухгалтерия контролирует юридическую значимость, учет документов и их корректность.

Переход на EDI — это не просто установка программного обеспечения, а трансформация бизнес-процессов. Важно вовлечь в проект ключевых сотрудников и обучить до запуска. В этом помогает старт пилотной версии, в котором можно выявить узкие места и постепенно масштабировать EDI на всю организацию.

Заключение

EDI выбирают многие крупные ритейлеры и промышленные компании. Например, сеть гипермаркетов «Лента» уже в 2005 году перешла на электронный обмен данными и подключила 500 поставщиков. Теперь остатки на складах сверяются автоматически, а если наличие каких-то товаров снижается, формирует список заказов, который можно сразу же направить поставщику. В результате автоматизация помогла сократить цикл закупок, снизить затраты, минимизировать ошибки и выстроить взаимодействие с партнерами. 

Современные EDI-решения легко интегрировать с внутренними системами и масштабировать вместе с бизнесом. Значит, внедрение электронного обмена информацией — это шаг не только в сторону цифровизации, но и в сторону устойчивого роста.

***

Команда «КОРУС Консалтинг» может выполнить e-commerce-проект любой сложности. Если у вас остались вопросы или требуются партнеры в разработке e-commerce-проекта для бизнеса — оставьте заявку в форме ниже или напишите на адрес omni@korusconsulting.ru, мы с вами свяжемся.