Внедрение b2b-портала или интернет-магазина помогает оптовым и производственным компаниям оптимизировать расходы и найти новые точки роста. Как правило, эффект заметен сразу в нескольких направлениях: улучшение клиентского сервиса, развитие продаж и выход на новые рынки, а также рост операционной эффективности за счет автоматизации процессов.

При этом внедрение b2b-портала начинается не с выбора платформы, а с понимания бизнес-задач. Перед стартом проекта полезно определить, какие процессы создают больше всего проблем и которые требуется перевести в онлайн. Это позволит понять, какая функциональность и архитектура требуются, и получить результат, который действительно повлияет на оптовые продажи и эффективность работы.

Эта статья — чек-лист, которая поможет:

• определить, нужен ли b2b-портал вашему бизнесу;

• проверить по чек-листу степень готовности к запуску;

• понять, что необходимо сделать до старта работ с ИТ-интегратором.

Чек-лист поможет оценить текущие процессы, сформировать требования к системе и подготовиться к общению с интегратором. Сохраняйте материал в закладки и отправляйте коллегам.

Разбираемся, нужен ли вам b2b-портал

Мы подготовили список из восьми признаков. Если вы фиксируете в своей компании три и более — бизнес столкнулся с ограничениями, преодолеть которые расширением штата может быть затруднительно.

Признак 1. У вас более 20 постоянных оптовых клиентов с повторными заказами. Инструмент, как правило, окупается на повторяющихся однотипных операциях. Пока клиентов не так много, а параметры каждого заказа уникальны, обработка в ручном режиме может быть дешевле.

Со временем у большинства компаний формируется ядро постоянных заказчиков, которые приобретают идентичные номенклатурные позиции по предсказуемому графику. На этом этапе бизнес начинает оплачивать ручную транзакционную работу, которую система способна выполнять автоматически.

Критерии признака:

 Постоянных клиентов с повторными заказами — 20 и более.
 Доля заказов от тех же клиентов в обороте превышает 60%, а основную выручку генерируют повторные отгрузки действующим контрагентам.

Признак 2. Транзакционная работа занимает у менеджеров больше времени, чем продажи. Когда сотрудник занят преимущественно внесением данных в учетную систему, он превращается в дорогостоящего оператора по вводу данных. Клиент при этом лишен возможности комфортно изучать ассортимент в своем темпе, а вместо этого вынужден заранее готовить заказ для передачи специалисту.

Критерии признака:
 Оформление и сопровождение текущих заказов требует более половины рабочего времени менеджера, на привлечение и развитие отношений остается меньше 50%.
 Типовой заказ проводится через менеджера, даже если клиент регулярно запрашивает один и тот же SKU.

Признак 3. Заказы теряются, дублируются или поступают с ошибками. При многоканальном поступлении заявок (через почту, мессенджеры, телефон) часть информации неизбежно искажается или теряется. Итог: перепутанные артикулы, некорректно примененные условия прайс-листа или забытые сообщения.

Это приводит к недопоставкам, претензиям и штрафам. Усиление административного контроля решает проблему лишь частично, требуя при этом дополнительных временных затрат на перепроверки.

Критерии признака:
 Доля заказов, требующих корректировки после оформления, превышает 10%.
 В течение последнего месяца фиксировались утерянные заявки, о которых стало известно от клиента, а не из учетной системы.
 Заявки поступают более чем по трем каналам одновременно, при этом единой системы распределения и учета нет.

Признак 4. Высокая доля однотипных справочных обращений. Вопросы о наличии на складе, актуальных договорных ценах и статусе логистики связаны с данными, которые уже есть в ваших системах. Однако клиент лишен прямого доступа к ним. Личный кабинет со статусом отгрузки, актуальными остатками и персональными ценами позволяет, по нашему опыту, минимум в 2 раза снизить количество таких обращений.

Критерии признака:
 Более 30% входящего потока составляют справочные вопросы (наличие, цена, статус, сверка).
 Контрагенты вынуждены запрашивать статусы доставки одного заказа несколько раз.
 Менеджер не способен дать мгновенный ответ и берёт паузу на уточнение информации у коллег.

Признак 5. Рост объема заказов упирается в найм новых сотрудников. Если пропускная способность отдела продаж зависит исключительно от количества сотрудников, то выручка растет линейно, вместе с затратами на ФОТ. С b2b-порталом количество заказов можно масштабировать без прямо пропорционального увеличения штата: система обрабатывает транзакции, а сотрудники фокусируются на задачах, требующих их экспертности.

Критерии признака:
 В планах по увеличению количества заказов фигурирует расширение отдела продаж, а не оптимизация процессов.
 В периоды пикового спроса отдел не справляется с нагрузкой, а в периоды спада — недозагружен, при этом гибко управлять численностью штата невозможно.

Признак 6. Процессы замыкаются на конкретных сотрудниках. Если отсутствие одного менеджера приводит к снижению выручки по его пулу контрагентов, то это означает, что процесс не систематизирован. Условия сделок, история договоренностей и специфика отгрузок существуют только в виде неформализованных знаний, а это стратегический риск. Если менеджер решит уйти — он сможет забрать с собой клиентов, а заодно усложнит возврат к тем показателям работы, которых достиг этот сотрудник. Интеграция b2b-портала позволяет перенести коммуникацию и историю из личных переписок в инфраструктуру компании.

Критерии признака:
 В отсутствие ключевого менеджера обработка запросов его клиентов приостанавливается.
 Часть коммерческих условий, о которых менеджер по продажам договорился с клиентом, не зафиксирована в учетной системе.
 Процедура передачи контрагента другому специалисту занимает несколько дней и приводит к снижению лояльности клиента.
 Есть случаи потери клиентов в случае ухода менеджера в компанию с похожим товарным ассортиментом.

Признак 7. Системные и повторяющиеся претензии на удобство работы и её прозрачность. Если от разных клиентов регулярно исходят одни и те же жалобы — это индикатор сбоя в бизнес-процессе. Например, менеджеры регулярно забывают добавлять конкретный товар в заказ. Когда компании внедряют инструмент онлайн-самообслуживания, то претензии к скорости оформления, непрозрачности взаиморасчётов и ошибок в комплектациях во многом снижаются.

Критерии признака:
 Три заказчика или больше жалуются на сервисное обслуживание, помимо качества товара.
 Количество жалоб и их характер сохраняются даже при наличии административного давления на специалистов.

Признак 8. Клиенты подают рекламации через менеджера. Если клиент подал рекламацию, отношения с ним уже трудно назвать тёплыми. А если ему при этом неудобно отслеживать статус работы и узнавать, что происходит с его претензией — у человека появляется ещё больше причин перестать заказывать у этой компании. Возможность же отследить происходящее помогает не усугубить ситуацию.

Критерии признака:
 При работе с каждой рекламацией вы получаете от клиента как минимум два запроса об актуализации статуса.
 После отработки рекламации клиенты перестают взаимодействовать с вами.

Признак 9. У конкурентов уже есть b2b-порталы или другие онлайн-инструменты оптовых продаж. В отраслях, где продукты схожи между собой, качество клиентского сервиса становится ключевым фактором выбора поставщика. Когда закупщик сравнивает «ручной» заказ и покупку через автоматизированный кабинет в режиме 24/7, с высокой вероятностью он предпочтет второй вариант. Это особенно важно на фоне роста доли молодых специалистов. Люди 20–35 лет уже привыкли к маркетплейсам и онлайн-покупкам; необходимость делать заказы по телефону или имейлу для них — препятствие к удобству работы.

Критерии признака:
 Конкуренты внедрили цифровые сервисы для оптовых клиентов.
 В ходе переговоров заказчики ссылаются на более удобные интерфейсы других поставщиков.
 Клиенты уходят. Решение аргументируют не коммерческими условиями, а сложностью и непредсказуемостью взаимодействия.
 Вы регулярно упускаете новых покупателей из-за того, что проигрываете по скорости обработки.

Что делать, если b2b-портал вам нужен

Если по итогам чек-листа вы пришли к выводу, что b2b-портал действительно нужен, то следующий шаг — понять, какие бизнес-процессы создают больше всего сложностей для компании сегодня. Возможно, у вас много времени уходит только на оформление заказов — а может, у вас есть три разные программы, в которых нужно синхронизировать данные. Проанализируйте свои проблемы и обсудите их с интегратором.

По нашему опыту, наиболее легко автоматизируется и при этом высвобождает много ресурсов работа над:

• оформлением заказа;

• отгрузкой и логистикой;

• повторными и плановыми заявками;

• аналитикой оттока.

Потому что именно в этих бизнес-процессах исторически сосредоточено много ручных действий, которые уже хорошо поддаются автоматизации.  

Какой b2b-портал выбрать: три подхода и типа архитектуры

Когда компания принимает решение о внедрении b2b-портала, обычно рассматривают три основных сценария: 

• воспользоваться SaaS-платформой; 

• воспользоваться готовым коробочным решением

• заказать кастомное решение. 

Как правило, причины возникновения временных трат и пожелания к упрощению процессов у компаний схожи — а потому большую часть запросов закрывают коробочные решения, пусть даже и с небольшой долей кастомизации. А вот компании с legacy-системами и бизнеса с уникальными процессами чаще подходят  кастомные решения. 

Подробнее рассказываем про архитектуру и обозреваем доступные для среднего и крупного бизнеса решения на российском рынке в нашей статье «Топ-12 b2b-платформ для оптовых продаж в 2026 году: обзор лучших российских решений для среднего и крупного бизнеса». 

Если больше подходитSaaS или коробочное решение, то большинство пунктов чек-листа не требует отдельной проработки. Стандартная логика бизнес-процессов уже заложена в эти решения. Коробочное решение потребует чуть большей работы, чем SaaS, но принципиальной разницы нет: логика уже прописана, всё подключается по API, а данные пробрасываются из учетной системы автоматически с помощью специальных коннекторов.

Такое решение будет работать независимо от того, сколько пунктов в дальнейшем чек-листе у вас заполнено. Но, если у вас уже есть технический долг вроде задвоенных карточек, отсутствия характеристик товара или неучтённых скидок для конкретных покупателей, то этот долг может увеличиться.  

Если вы планируете заказать серьезную кастомную разработку у ИТ-интегратора, то вы можете подготовиться по чек-листу, чтобы сделать партнерство эффективнее. Но даже если сделать этого не получилось, то любом случае команда интегратора поможет разобраться в задаче, расставить приоритеты и подготовиться к внедрению. 

Если после прочтения чек-листа у вас останутся вопросы или вы захотите обсудить свою ситуацию подробнее, обращайтесь к нам в «КОРУС Консалтинг». Мы разберем ваш кейс и найдем оптимальный подход к внедрению e-commerce платформ любой сложности. 

Чек-лист: насколько вы готовы к кастомной разработке b2b e-commerce платформы

Ниже приведены пять направлений для аудита процессов перед стартом проекта. Для старта проекта полное соответствие чек-листу не обязателен. Однако, чем больше галочек вы проставите, тем выше шанс довести до релиза и сделать по-настоящему полезный для вас сервис с любой добросовестной ИТ-командой. 

1. Готовность данных. Эффективность платформы напрямую зависит от качества данных в учетных системах.

 Карточки товаров структурированы: отсутствуют дубли, присутствуют единые правила формирования наименований и артикулов.
 Заполнены ключевые параметры: характеристики, вес и габаритные показатели, кратность упаковки, прикреплены разрешительные документы.
 Учётные остатки синхронизированы с фактическими; расхождение меньше 5%.
 Матрица ценообразования формализована.

2. Готовность процессов. Автоматизация неописанного процесса существенно повышает риски неуспеха проекта.

Жизненный цикл заказа примерно понятен. Например, обозначены этапы от формирования корзины до закрытия расчетных документов.
 Логика предоставления скидок регламентирована.
 Описаны условия логистики: минимальные пороги рентабельности отгрузки, сроки, ограничения.
 Сформированы алгоритмы действий для нештатных ситуаций — например, аварии, произошедшей в ходе доставки товара, и задерживающей его прибытие.

3. Готовность команды. Проект требует вовлечения со стороны заказчика.

 Выделен внутренний владелец продукта с полномочиями для принятия решений.
 Руководитель отдела продаж понимает цели внедрения и не саботирует процесс перехода.
 Выделен ресурс на онбординг клиентов — инструкции, гайды, персональное сопровождение. Без этого высока вероятность, что клиенты вернутся к привычному формату оформления через звонок менеджеру.
 Руководство осознает, что запуск b2b-портала — начало итерационного процесса развития системы продаж, а не финальная точка.

4. Готовность ИТ-контура. Качество интеграции определяет стабильность работы портала.

 Учетная система функционирует и своевременно обслуживается; критические сбои возникают не из-за отсутствия обслуживания и обновлений.
 Есть ответственный специалист за ИТ-инфраструктуру в штате или на стороне подрядчика по SLA.

5. Готовность к измерению результата. Для оценки ROI проекта необходимо зафиксировать базовые показатели.

 Зафиксированы метрики «As-is»: объем транзакций, средний чек, время цикла сделки, процент рекламаций.
 Сформулированы критерии успешности.
 Назначены контрольные точки контроля метрик. Поведенческие изменения целесообразно анализировать не ранее чем через 6 месяцев после запуска b2b-портала.

Что в идеале собрать перед встречей с интегратором

Если вам необходимо готовое решение, то хватит и списка процессов, которые вы хотите автоматизировать. Если же вы идёте на обсуждение крупной кастомной разработки, имеет смысл  подготовить 6 документов. Они помогут подрядчику корректнее оценить проблему и объём работы для ее решения. 

1. Выгрузка номенклатуры из учетной системы. Требуется фрагмент реального каталога (позиции, иерархия, свойства). Это позволит оценить объем предстоящих работ по нормализации.

2. Логика ценообразования. Схемы применения колонок прайс-листов, индивидуальных цен, кредитных лимитов и бонусных программ. Если правила существуют только в виде устных договоренностей, их необходимо формализовать до начала проектирования. Усложненная система скидок — одна из самых ресурсоемких зон при внедрении.

3. Формализованные данные о процессах. Создайте схему на бумаге — пропишите, что происходит после того, как оставлена заявка. На всех этапах укажите, кто отвечает за его отработку.

4. Топология ИТ-архитектуры. Данные о версии учетной системы, наличии WMS, шин данных и других модулей, с которыми предстоит выстраивать интеграции. Интеграционный слой традиционно является наиболее сложным этапом реализации.

5. Метрики базового состояния и бизнес-цели. Показатели эффективности до старта проекта и измеримые KPI, которых требуется достичь в результате внедрения.

6. Матрица ответственности (RACI). Список лиц, принимающих решения со стороны бизнеса, ИТ-департамента и коммерческого блока.

Коротко

Если вашему бизнесу нужна оптимизация типовых операций в продажах, b2b-портал хорошо решит эту задачу. Чтобы начать внедрение, сначала важно понять, какие бизнес-процессы сейчас приносят больше всего проблем и описать их. Затем провести аудит бизнес0 процессов и данных, минимизировать пробелы в учете. Наконец, собрать вводные данные для предметного диалога с интегратором. Это сделает старт проекта более понятным и помогает быстрее перейти к внедрению.

***
Остались вопросы после чек-листа? Оставьте заявку в форме ниже или напишите на omni-hello@korusconsulting.ru. Разберём вашу ситуацию и подскажем, с чего начать.